質の高い会議に求められる5つのアイテムとは？
「上質な会議」には、いろいろな要素が求められます。
無駄な時間をかけない、効率的である、全員が同じゴールに向かっているなど。
ここでは、そんな質の高い会議を実現するための、5つのアイテムをご紹介します。
ファシリテーション
ファシリテーション（facilitation）とは、直訳すると、「助成」や「助長」を意味する言葉。
ビジネスにおいては、会議やミーティングを円滑に進行するための手法や技術を指し、また、そのような手法や技術を使って会議を進行する人が、ファシリテーターです。
そして、質の高い会議を進めるためには、優れたファシリテーターの育成が必須だと言えます。
ファシリテーターに求められるスキルとして上げられるのが、「根回し」「人の話を聴く」「意見の要約」「調整」「意思決定」など。柔軟性や洞察力、決断力、強い意志、会議をゴールに導く熱意など、さまざま能力が必要とされるポジションです。
そのため、ただ、「リーダーシップが強い」「やる気がある」「人当たりが良い」といったタイプの社員では、務まりません。
最近では、ファシリテーター育成のためのさまざまな研修や講座が開催されているため、適任と思われる社員の教育に取り入れる企業も増えているようです。
会議メーター
タクシーに乗っていて、あまり持ち合わせがない時などに、料金メーターが上がるたびにドキドキしたという経験はありませんか？
そのような心理を応用したのが、会議にかかるコストを可視化する「会議メーター」です。
会議に出席するメンバーの人数や人件費をもとに算出された、会議にかかるコストの合計を、会議中、常に表示し続けるのです。
意見が出ないまま、ただ時間だけが過ぎていく会議や、話が脱線して、どうでもいい話で盛り上がる会議などは、とても出席する価値のある会議とはいえません。
会議メーターは、そんな質の悪い会議を食い止めるための、出席者の発奮材料にすると良いのではないでしょうか。
テレビ会議
出席者のスケジュール調整が難航し、会議の開催日がなかなか決まらないことで、やらなければいけないことも前に進まない、という非効率的な状況はできるだけ避けたいものです。
もし、全員がその場に集まることが難しいなら、いっそのこと社内の会議を、ネットによるテレビ会議化してしまっては、いかがでしょう。
遠隔地にある支社や、出張先、出先などで、ちょっとスペースがあれば、会議室で行われている会議に、簡単に参加することができるのです。
会議システムの導入には費用がかかるかもしれませんが、会議に出席するため移動費や時間は、確実に節約することができるでしょう。
ただし、会議システムを導入する上で、注意しなければいけないのが、プロバイダのサービスです。
現在使っているインターネットのプロバイダでフォローが可能なのか、新たに、テレビ会議向けのサービスを受ける必要があるのか、検討する必要があります。
また、最近では、低コストや操作性を前面に打ち出した、プロバイダが提供するテレビ会議システムを導入する企業も増えているようです。
ブレーンストーミング
ブレーンストーミングとは、4人から10人ほどの少人数のグループで、自由にアイディアを出し合うことによって、さらに、より良い発想を生み出そうというアイディア発想法です。
略して「ブレスト」とも呼ばれ、1938（昭13）年にブレーンストーミングを開発した、アメリカの広告代理店の副社長アレックス・F・オズボーンによると、「ブレーン（頭脳）で、特定の問題に対して、ストーム（突撃）する」ことが、重要なのだそうです。
ブレーンストーミングでは、「相手を否定しない」ことが絶対的なルールとされています。そのため、くだらないアイディアや、突拍子もないアイディアも歓迎しなければいけません。どうしても、相手の考え方に同意できない場合は、相手のアイディアに自分のアイディアを付け加えていくのです。
このように、肯定的なアイディアを、できるだけ多く出すことによって、思いもよらない素晴らしいアイディアが生まれると、考えられています。
コーチング
人材開発のスキルである「コーチング」が、なぜ、会議に役立つのか？と思われるかもしれませんが、コーチングは、会議にはなくてはならないスキルだといえます。
会議の進行役であるファシリテーターは、会議を進める上で、重要な役割であるということは、先に説明しました。
ただし、的確と思われる人材を、有能なファシリテーターとして育成できたとしても、会議に参加している、周りのメンバーの会議スキルが上がらなければ、何の意味もないのです。
そのため、必要となってくるのが、コーチングのスキルです。
会議の重要性や効率的な運営方法を、しっかり理解したファシリテーターが、次は、コーチとなって、他のメンバーを会議のゴールへと導いていくのです。
会議において重要な役割を果たすファシリテーター不可欠かもしれません。しかし、その場にいる全員が、同じ意識を持って、目標に向かっていくことができなければ、質の良い会議を実現することはできないのです。