1・経営会社の状態
意外と見落としがちなのが、バーチャルオフィスを運営している会社の経営状況です
多くの企業が『バーチャルオフィスを貸す側』に参入していますが、中には倒産してしまった企業もあります。
また倒産にまで至らなくても、採算が合わずバーチャルオフィスから撤退する事も考えられます。
運営会社が倒産すると、当然あなたがレンタルしているオフィスを使用し続ける事は出来なくなります。
その際、本店としてバーチャルオフィスを登記していた場合、『本店所在地の変更』をするだけでも、3万円もしくは6万円の費用が必要になります。
さらに名刺なども利用していた場合は、その全てを作り直さなければいけません。
経営状態を調べるには
部外者が確実な経営状態を調べる方法はありません。
一応、目安となるポイントを紹介します。
- 会社の情報を明記している。(会社名・所在地・資本金など)
- 資本金の額が1千万円以上。
- 入会審査に身分証明を必要する。
- 企業を訪ねる。
情報を発信するのは企業として当然です。中でも十分な資本金があれば、すぐに倒産するという事はないでしょう。
また、資金繰りの厳しい企業が、いちいち借り手を選ぶような審査を行うとは思えません。
さらに、どんなに綺麗なサイトを作っていても、実際に運営会社を見ることが出来れば、何かを感じ取る事ができるかもしれません。
もちろん、少ない資本金であっても健全に業績を伸ばしている企業もあります。
2・住所の犯罪歴
残念なことに、バーチャルオフィスを振り込め詐欺などの犯罪に使用されるケースが増えています。
その為、銀行ではバーチャルオフィスの住所では口座を作れないような事態まで発生しています。
クライアントがあなたの住所を調べた際、その建物が過去に犯罪が行われた場所だと知った時、どのように感じるでしょう。
あなたの全く関係のない所で、あなたの信用が失われています。
犯罪歴を調べる方法
インターネットの検索サービスを利用して、検索ワードに[住所]+[建物の名前]+[犯罪or詐欺]を入力して検索してください。
もしそこでヒットする項目があるのなら、無用なトラブルを回避するためにも、別の物件を探した方が良いでしょう。
3・オプションサービスの内容
バーチャルオフィスを、ただの住所借りとしてのみ使用する事は少ないでしょう。
近年増えてきたバーチャルオフィスは、様々な追加サービスを導入する事で差別化を図っていますが、利用者によって必要なサービスが変わってきます。
会議室の使いやすさ
多くのバーチャルオフィスでは基本パックに『会議室を利用する権利』が含まれています。
しかし、会議室の予約の取り方や使用料は会社によって変わってきます。
また十数人が集まっての会議が必要な時に、5・6人で一杯になってしまう広さでは問題があるでしょう。
他にも、照明は十分な明るさなのか。ホワイトボードやプロジェクターは備え付きのものがあるのか、その機材を使用するのに予約や料金は必要なのか等々、せっかくの会議室が使いにくいのではバーチャルオフィスの魅力が半減してしまいます。
必要なサービス・不要なサービス
他に一般的なオプションとしては『電話転送』や『荷物の受け取り・転送』があります。
もちろんこれらは便利なサービスなのですが、「あれもこれも」と選んでいては予想以上にコストがかかる事もあるでしょう。
また、電話対応を代わりに受けてくれる『秘書サービス』も、受付スタッフのレベルが低いようでは逆効果になる事も考えられます。
さらに会議室も1ヶ月の間に何回も利用するのであれば、定額で利用できる場所を他で探した方が安くなる場合もあるでしょう。
自分の事業形態に合わせたオプションの選択ができるがどうかは、契約の前に確認することが重要です。
4・立地条件
例え都心の一等地にあったとしても、電車を降りてバスを乗り継いでようやく到着するような利用しにくい場所にあるのでは意味がありません。
バーチャルオフィスで会議を行う場合、クライアントを歩かせることにもなります。
可能であれば、最寄りの交通機関からの道順や所要時間を、実際に歩いて確認する事をお勧めします。
5・セキュリティの充実度
バーチャルオフィスは年齢も職種もバラバラの人たちが自由に出入りし、それぞれのクライアントも自由に訪れる事の出来る共有のスペースとも考えられます。
それだけに、内部のセキュリティがしっかりしていないと、どのようなトラブルが起きるか分かりません。
また、1台のプリンターを複数の利用者で使用する場合、スキャンした内容が漏れないかどうかも気になる所です。
6・契約期間と解約方法
契約期間が『月単位なのか、年単位なのか』を確認し、『更新料の有無』を確認しましょう。
また解約方法、特に『解約を申請してから実際に解約されるまでの期間』の確認も忘れてはいけません。
月をまたいだ際、全く利用しないにも関わらず1ヶ月分の使用料を要求されたり、解約に新住所の登記簿のコピーを要求され、提出するまで延々と料金を請求され続ける事も考えられます。