バーチャルオフィスに欠かす事ができないサービス
バーチャルオフィスを構えて仕事をするのであれば、『電話代行(電話秘書)』は欠かす事ができません。
なぜなら、バーチャルオフィスを構えるという事は、『実際の事務所が無く”住所”と”電話番号”のみを借りる事になる』からです。
実在が無いうえに電話対応も出来ないとなると、企業として信頼を得る事は難しくなります。
また、実際の仕事場とは別の場所に事務所を構えるわけですから、自ずと連絡を転送する必要性が生じます。
それらの点を考えても、バーチャルオフィスには『電話代行』が必要になるのです。
信頼と必要性を満たすだけではない電話代行
電話代行を利用するなら、信頼を得やすくなりますし、急な連絡にも対応できるというメリットがあります。しかし、それだけではありません。
・相手に良い印象を与えられる
…代行サービスは『配慮』『話し方』についての教育をしっかり受けています。
その為、電話をしてきた人に対して良い印象を与える事ができます。
・人件費カット
…代行サービスに委託するので、事務員を雇う必要はありません。
・仕事効率のUP
…仕事をしながら電話の対応をするという事を一人で行なおうとすれば、オーバーワークになります。
電話代行サービスにより、適切な対応をしてもらうならオーバーワークにならずにすみます。
・ビジネスチャンスの確保
…担当者不在時に連絡が入っても確実に対応できるので、ビジネスチャンスを逃す事はありません。
と、いうメリットがあるのです。
状況に的確に対応できる電話代行サービス
電話代行の事について色々と説明をしてきましたが、電話代行とは一体どのようなサービスなのでしょうか?
電話代行とは、『取引先や顧客からの電話をオペレーターが代行して引き受ける』というサービスです。これにより上述のメリットが生まれてくるのです。
さらに、サービス内容も様々なので、それぞれ違った特徴を持っています。
・電話代行サービス・転送サービス(秘書サービス)
…上記の略図の様に、お客様は事務所(バーチャルオフィス)に電話します。
その電話が、オペレーターに転送され、委託された“企業”として対応します。
その後、担当者に電話・メール・FAXで連絡を入れるというサービスです。
・応答後転送サービス
…お客様から入った電話をオペレーターが“企業の社員”として応対し、担当者に転送するサービス
です。電話をしてきたお客様に、“内線で転送している”というイメージを与える事ができます。
・常時転送・機械内転送
…オペレーターを使わず、”機械”によって担当者に転送するサービスです。
24時間転送できるという特徴があります。
賢い電話代行の選び方
電話代行を利用するなら、サービス内容と職種の調和と言う面で選ばれると良いでしょう。
さらに、電話代行会社によって、サービス内容の料金プランが上下しますし千差万別です。これらも判断材料にしなくてはなりません。
例えば、『FAXやメールの転送に関しては、1回ごとに料金が加算される』ものがありますし、『基本料金が安くても電話応対をする上限が決められていて、それ以上は1コールにつき別途で加算される』というものもあります。
これらを踏まえて選択されると良い判断ができると思います。