今、事務所をレンタルオフィスに移す企業が増えている
オフィスを構える上で避けて通れないのがランニングコストの問題です。
コストの内訳は家賃、コピー機などのリース用品、オフィスに必要な各種の備品、ネットなどのインフラの維持費、電気や水道といった光熱費といった所が主な出費になるのでしょう。
しかしレンタルオフィスであれば、個別に支払っていたこれらを一本にまとめることができ、なおかつ費用が安く抑えられえると、起業家のみならず経営者からも注目を浴びています。
レンタルオフィスに変えて不都合はないのか？
いくら月々のコストが抑えられるとはいえ、仕事に支障が来るようでは困りもの。 レンタルオフィスに必要な全てが揃っていると言われても信用しきれるものではありませんよね。 そこでまずはオフィスに必要と思われるサービスを確認してみたいと思います。
業務を行うのに必要な機能とはなにか
まずは住所です。固定の住所を持っていないとなかなか信用されません。
逆に都心の一等地に住所がある場合は、それが一つの信用となってくれるでしょう。
利便性も重要です。
電車とバスを乗り継がなければたどりつけないような場所では通勤だけで社員は疲れてしましますし、仕事相手もなかなか足を運ぼうとは思わないでしょう。
次に社内で実際に業務を行う事を考えてみましょう。
仕事用のスペースとして机と椅子は欠かせません。またPCとネット環境も必要です。
社外からの連絡を受けるための固定電話。メールが主流となってもFAXとコピー機は必要不可欠でしょう。電話があるならそれを受けるスタッフ。来客に対応する受け付けもほしい所ですね。
また社員同士の会議、取引先との会議に使える場所も必要になります。
さらに重要なのはオフィスの清潔さ。毎日の清掃は欠かせませんし、トイレは会社を表すバロメーターとも言われています。
一方では倉庫としての役割も必要とされています。
社外から届く荷物の受け取りと発送。それに加え紙で保管されている内部資料の保管場所も必要になってきます。
レンタルオフィスとの比較
レンタルオフィスでは、上記で上げたもの全てを用意できます。
むしろ住所と利便性を考えた時、新宿駅から徒歩5分の位置にあるオフィスよりも利便性に富んだ場所を探すのは難しいでしょう。
荷物の受け取り、来客時の受付対応、個別の電話対応、会議室の使用に関しては、他の会社と共有して使用する事になるでしょうが、レンタルオフィスの会社によっては個別対応してくれる場合もあります。
またレンタルオフィスでは、冷暖房の費用やオフィスとトイレの清掃料金は共益費に含まれている場合が多く、シーズンによってブレがないので予算がたてやすいという一面もあります。
コスト削減の手法の一つ
家賃を大家と交渉して安くするというのは現実的ではありません。
利便性や立地条件、さらにはサービスを検討した時、コスト削減の一つの手段としてレンタルオフィスの有用性がみえてくるのではないでしょうか