レンタルオフィスとは
20代から70代の起業家へ行ったアンケートにおいて、65％がレンタルオフィスを前向きにとらえ、その有用性が認められていいます。
事実、都内を中心にレンタルオフィスの数は増加傾向にあります。
起業家だけでなく、SOHOやノマドワーカーからも支持を受けるレンタルオフィス。
ビジネスマンはどこに魅力を感じているのでしょうか。
レンタルオフィスのメリットとデメリット
レンタルオフィスとは
一通りの事務機器に加え、ブロードバンド環境を整えた専有オフィスを基本とし、共有の会議室や応接室を短期間で貸し出すスペースの事。バーチャルオフィスはレンタルオフィスのサービスの一つ。
メリット
- 設備が揃っているので初期投資、ランニングコストを安く抑えることが出来る。
- 入居したその日から事務所として使用が可能。
- 個人事業者には貸さないような一等地にオフィスを構えられる
- 主要駅から徒歩5分以内の場所にあることが多い。
- 一人でも利用できる。
- 清掃や荷物の受け取りなどの対応もしてくれる。
- 複数のオフィスが入居しており、異業種とも交流が持てる
- 15分から利用可能なレンタルオフィスもある。
- 税や法律の相談を受けてくれる。
- 自社のスタッフとして受付や電話対応をしてくれるので、その分の人件費もかからない
デメリット
- セキュリティの心配
- 対外的な信用が落ちる気がする
- 設備を自由に変更できない。
- 長期でのコストは高くなる。
個人が安く、かつ手軽に都心にオフィスを持てるというのがレンタルオフィスの最大のメリットでしょう。
また最近では「電話代行」「荷物の受け取り」「不在時の受付対応」など、通常のオフィスと同じことを代行してくれるサービスも充実しています。
さらにレンタルオフィス独自の特徴として、全く別の事業者と顔を合わせる機会が増えるという事があげられます。
ノマドワーカーの中には、事業を超えた横のリアルなつながりを重視し、レンタルオフィスを選択する人も増えているようです。
また事業の相談を受け付けるというのは、実際に多くの利用者が望んでいるサービスです。
ただ全てのレンタルオフィスに完備されているわけではない事に注意してください。
デメリットとしてはセキュリティ問題があげられます。
個人のスペースにカギがかかるのは当然ですが、カードキーであったり暗証番号式であったりと様々ですので、入居の前に確認が必要になります。
そして対外的な信用問題ですが、しっかりとした事務所を構えている場合より信用度は低いでしょう。
しかしレンタルオフィスの認知度が上がるにつれ拒否感は減少傾向にあります。
レンタルオフィスを利用している人たち
若い起業家や個人事業主が利用しているイメージが強いレンタルオフィスですが、実際には少し違うようです。
特に20代の起業したばかりの方は逆に自分だけのオフィスを持ちたいという傾向が強く、起業から年数が経つほどにレンタルオフィスへの抵抗は減り、移転先の候補として需要が高まっています。
やはり都会でオフィスを構え続けるコストの高さがネックになるのでしょう。
受験生にまで広がるレンタルオフィスの利用者
最短15分からの時間貸しを受け付けるレンタルオフィスの増加により、「仕事スペース」としてのニーズも増えているようです。
たとえば営業マンの場合。
営業先と会社を往復するのではなく、駅の近くにあるレンタルオフィスを1時間だけ借りて書類をまとめメールで転送するという使い方が一般になりつつあります。
地方からの出張が多い方はサテライトオフィスとして利用しているでしょう。
SOHOが缶詰め状態で仕事に集中したい時に一時的に利用するケースも増えています。
また、受験生が追い込みをかける1か月間だけ利用する。書斎の代わりとして使用する。ちょっとした倉庫代わりに使用したいなど、ビジネスマン以外にも利用者は広がりを見せています。
もともと、短時間の作業スペースを望む声は多く、レンタルオフィスの普及前はカフェやファミレスを利用する姿が見られました。
しかし「セキュリティの問題」に「うるさくて集中できない環境」。「取引先と電話がつなげない」など不便な点が多く、そういった方々は徐々にレンタルオフィスへと流れていったようです。
レンタルオフィスを契約する前に確認しておくべき事
いくらコストが安く、移り変わるのが簡単だとはいえ、あなたのオフィスとなる場所です。 契約期間の長短にかかわりなく、無用なトラブルを避けるためにも契約前に確認しておくべきポイントがあります。
立地条件
どれほど希望にあった場合でも、利用しにくいのでは考え物です。
特に会議や打ち合わせの場所としての利用も考えるのであれば、訪問される方のアクセス方法も考慮に入れるべきでしょう。
地図上での済ませるのではなく、実際に電車などを利用して足を運ぶことをおすすめします。
会議室、応接室の予約状況
ミーティングルームは予約制となっている場合がほとんどです。
必要な時に予約が取れないようでは、せっかくオフィスを借りた意味がありません。
また、その広さが自分の求めている物と一致するかも重要です。
共有の会議室の数に対し、明らかに多すぎるオフィスがある場合などは気を付けなければなりません。
共有スペースの利用時間
ミーティングルームなどの共有スペースを深夜などは開放していない場所もあります。
もし使用できないのであれば、その時間帯を確認しなければトラブルの元となるでしょう。
セキュリティ
事業を問わず、複数のオフィスが軒を連ねるのがレンタルオフィスの特徴です。
その為、セキュリティは重要な問題になるでしょう。
専有スペースへの施錠方法では、鍵やカード、特に暗証番号の場合は、定期的に変更されているかの確認が必要です。
他にも必然的に人の出入りが多くなる共有スペースのセキュリティにも気を配りましょう。
また仕事にはパソコンが必要不可欠。ネットの接続にはレンタルオフィスの用意した回線を利用する事になりますので、ネットセキュリティも気になるところです。
空調
快適な作業スペースが、レンタルオフィスを選択する理由の一つです。
場所によって、空調が1フロア一括管理の場合があります。
その場合、与えられた専有スペースが暑すぎたり、逆に寒すぎる事も考えられますので、可能であれば先に仕事場所を見せてもらうのが良いでしょう。
設備の状態
電話にコピー機、ブロードバンド回線などはそろっているのが普通です。ですがあらかじめ確認しない理由はないでしょう。
追加サービスの内容
レンタルオフィスはスペースだけではなく、様々な代行サービスを受けられるのも大きな特徴です。 例をあげると「電話代行」「受付」「荷物の受け取りと転送」等々、その内容は各業者によって変わります。 自分の希望するサービスを行っているかどうかは、オフィスを選択するうえで外せない材料でしょう。
退去時に必要な事
使用状況によっては原状回復費を請求されることもあります。退去時の条件を入居前に確認する事で安心して使用する事ができます。
レンタルオフィスを使う理由
オフィスとしての枠にとらわれず、いろいろなニーズに対応できるのがレンタルオフィスの強みでしょう。 都内各所に自分専用の仕事用スペースを持つことは、ビジネスマンにとって大きな戦力の一つになるのではないでしょうか