起業家を支援するレンタルオフィス
レンタルオフィスは都心に低コストですぐに使える事務所を用意する唯一の方法です。
実績もないベンチャー企業にとっては、信用を第一に考える不動産からオフィス用の物件を借りるだけでも大変でしょう。
時間がたつほどにコストはかさみ、いざ物件が見つかったとしてもネットや電話回線などのインフラの構築。机やコピー機など仕事に必要な設備の購入。お客様を迎えるための接客用スペースの設置など、その初期投資には経営を圧迫しかねないほどの費用が必要となります。
その点、レンタルオフィスでは、保証人がいなくても借りやすく、インフラなどの設備は全てそろっていますし、共用とはいえ打ち合わせ用の会議室や接客用のスペースも利用可能。
これらが低コストで、かつすぐに利用できるというのですから、新規のベンチャーのみならず、コスト削減を迫られている中小企業にとっても非常に価値のあるサービスとして人気が高まっています。
それではオフィスに求められる機能とはいったいどのような物があるのでしょうか？
それらは本当に必要な物なのでしょうか？
オフィスが必要な理由とレンタルオフィスのサービス
会社がオフィスに求める機能としては以下があげられるでしょう。
1・仕事用のスペース
机と椅子があり実務を行うことが出来る場所。
最近ではパソコンとクラウドサービスが利用できる場所であれば仕事場を選ばないノマドやSOHOといった働き方も増えていますが、そういった方でも仕事用のスペースとしてオフィスを求めています。
理由としては「セキュリティの問題」があげられるでしょう。
ノマドワーカーを中心にカフェなどを転々として仕事をしている光景がみられました。しかし不特定多数の人間が自由に出入りできる環境下というのは、後ろからディスプレイを覗かれるだけで情報が簡単に流出する危険が常に付きまといます。
これではどれほど強力なセキュリティソフトをパソコンにインストールしても無意味でしょう。
自宅をオフィスとして使用しているSOHOは日常生活と仕事の境界があいまいになるという問題があります。集中して仕事に取り組む手段として、時間貸しのレンタルオフィスを利用するケースが増えています。
2・社員との会議用スペース
打ち合わせや会議を行う場所です。
これもスカイプや無料のビデオ電話の普及によって、必要性は低くなりつつあります。
しかし少人数では良くても、規模が大きな会議や重要なプレゼンの時には実際に顔を合わせて会議を行うことが多いようです。
しかしそう頻繁に会議ばかりを行う企業は少ないでしょう。むしろ必要以上に多い会議は業務を圧迫し害になる事も多いと聞きます。
たまにしか必要とされない事の為に、机などの備品をそろえるのはコストに見合った買い物でしょうか
3・社外に対する看板
会社の信用問題に大きくかかわってきます。
詐欺を見抜く際には相手の住所を確かめろ、と言われるようにオフィスを持っているかで信頼度は大きく変わってきます。
その背景には「オフィスを構えていれば突然いなくなるような事はないだろう」という考えと、「オフィスにかけるコスト分の収入を定期的に得ている＝他の企業とも取引がある」という安心感が働くからではないでしょうか
また、オフィスと一括りにしても「六本木」や「新宿」「丸の内」に住所を持つ事は一種のステータスと言っても差し支えはなく、より多くの信頼を得ることが出来るでしょう。
これらの場所の家賃は、平均でも一坪10万円を超え、１か月の家賃が300万円を超える物件も少なくありません。
一方、レンタルオフィスであれば、これらに比べて格段に安く、月10万円程度で利用する事も可能です。
他にも女性の起業家が、自宅の住所や固定電話の番号をむやみにさらすのは危険です。
プライバシーを守りたい人にとってもレンタルオフィスは便利でしょう。
4・お客様を迎える場所
電話の対応。来客時の受付。商談の話し合いなど、社外の人をオフィスに招く機会は少なくありません。
統計上は全国民が１台の携帯電話を持っている時代です。事務所にいなければ連絡がつかないという訳では決してありません。
しかし、屋外で携帯電話を使える機会は多くないでしょう。電車での移動中はもちろん、静かな場所では周りに気を使いますし、逆にうるさい場所では相手に失礼です。
もちろんオフィスに受付や電話番を置く事も出来ますが、その為には人件費が発生します。
レンタルオフィスでは、受付や電話応対をおこなってくれるサービスが存在しますので、不要な人件費をカットする事が可能になりました。
5・会社の貴重品を保管する場所
貴重品とは、金銭以外にも、顧客データや内部資料など社外に出せない全てのものをさします。
紙の資料は保管に多くのスペースを必要とします。自宅を倉庫代わりに使うのには限界があるでしょう。
だからと言って、全てをデータ化するには大変な労力が必要になりますし、セキュリティとクラッシュの問題からは逃れられません。
他の手段として、貸し倉庫に保管する方法もありますが、利便性を考えると手元で保管する方がベストでしょう。
また、レンタルオフィスの代表的なサービスとして荷物の受け取りと転送があります。受取人不在で荷物が受け取れなかったという事がないのは、時間の節約にもなります。
レンタルオフィスには必要な全てが揃っている
オフィスとして機能する為に必要な全てがレンタルオフィスで代用できることが分かって頂けたと思います。
さらにレンタルオフィスは個々の差別化をはかる為にプラスαのサービスに力を入れています。
それは、アクセスのしやすい主要駅の近くに構えていたり、最短１５分から利用できたり、税や法律の事を相談できる人材を配置するなど、利用者にとってはより使いやすい環境が整ってきました。
自らのビジネススタイルの合わせた選択ができるということが起業家にとって大きなメリットとなっています。