目指すは「時間内に仕事をばっちり終える」ワーキングママ
ワーキングママは、毎日とにかく時間との闘いですね。遅くまで残って仕事をしたいけど、子どもが保育園で待っているから帰らなきゃ・・・と、もやもやした気持ちを抱えている人もいるでしょう。
私は、ワーキングママとして学生向けのセミナーの企画・運営などの業務を担当していたとき、毎日定時に会社を出るようにしていました。その時に実践していた「時間内に仕事を終わらせて、残業しなくてもまわりから認められるようになる仕事術」をご紹介していきましょう。
「○時にはいない人」になろう
残業をしなければ、子どもを早く迎えに行くことができます。さらに、社内で「○○さんは○時にはいない」と認識してもらえるようになります。いつも残って仕事をしていると、「大丈夫なのだな」と思われて遅い時間の打ち合わせが入り、ますます帰れなくなる、という悪循環に陥ることもあります。
スッキリ帰れるようにするためにも、ぜひ4つの仕事術を試してみてください。
試してみてほしい4つの仕事術
その1・朝はできるだけ早く出社する
その2・午後イチには5分の整理整頓タイム
その3・退社1時間前に業務仕分け
その4・フォローしてくれる上司や同僚に感謝を
1.朝はできるだけ早く出社を
通勤時間が1時間半かかるため、保育園が開く時間よりも早く家を出ていた私は、保育園への送りは義母にお願いしていました。人によって、夫や祖父母などの協力が得られるかどうかの状況が違うと思います。もしできるなら、朝はなるべく早い時間に出社するよう心がけてみましょう。
朝はおもしろいほど仕事が進みます
朝は頭がすっきりさえていて、仕事が驚くほどはかどります。私の場合、夕方には1時間かけても思うように進まなかった企画書が、朝に取り組むと30分で仕上げることができたという経験もあるほどです。
さらに、朝型勤務の効果を示すおもしろい取り組みもあります。大手商社の伊藤忠商事では、夜20時以降の残業を原則禁止にして「朝型勤務」にシフトする取り組みを行ったところ、業務の効率化が実現したそうです。
朝イチに、今日やるべきことをすべてチェック
みなさんは出社したら一番に何をしていますか？メールチェックをした後、いきなり仕事に取りかかっていませんか？その前に、まずは今日やるべきことを全部チェックしてみましょう。
手帳やパソコン・スマホのスケジュールなどで今日の予定を確認し、仕事を進める順番を考えます。1日の時間の使い方をざっくりと頭にいれておくだけで、時間内に仕事を終えることができるようになりますよ。
2.午後イチには整理整頓の5分を
楽しいランチタイムが終わったら、そろそろ後半戦に突入です。午前中の続きに取りかかる前に、昼休みが終わった午後一番の5分間で、デスクとパソコンの整理整頓をしてみましょう。
デスクやパソコン、ぐちゃぐちゃではないですか？
たくさんの仕事を抱えていて、気がついたらデスクには資料が山積み、パソコンの中はファイルだらけ、という状況になっていることもあるでしょう。
片付けている時間なんてない！と思ってしまいそうですが、どこに何があるかが分からないと探すのに時間がかかり、かえって非効率です。効率よく仕事をするために、毎日ちょっとずつ片付けていきましょう。
突然の休みや早退のときも引き継ぎがスムーズ
ワーキングママの大きな悩みとして、子どもが病気になって、急に早退したり休んだりしなければならなくなることがあります。私は、会社にいるときにいつも「保育園から電話がかかってきませんように。」とびくびくしていました。それでも、子どもが病気になるのは避けられません。
突然休むことになり、他の人に仕事をお願いしなければならなくなったときも、デスクやパソコンの中が片付いていると、とてもスムーズです。
「2段目の引き出しに資料があって・・・」「○○というフォルダに△△という名前のファイルがあるから・・・」
と的確に伝えることができれば、引き受けてくれる人の負担を少なくすることができますよ。
3.退社1時間前に今日のまとめをする
退社時間の1時間前になりました。「あぁ、もうこんな時間だ」と焦りながら仕事をしている人も多いでしょう。実は、ここが残業をしないですむかどうかの最大のポイントです。
退社1時間前になったら、一旦手を止めて今の状況を確認し、残り1時間の使い方を決めましょう。
残り1時間で業務仕分けを行う
毎日、ランチタイムを過ぎたら、時間があっという間に過ぎていく感覚がありました。
特に退社前の1時間は一瞬にも感じられるほどです。ここはひとつ落ち着いて、何が残っているのか、あと1時間で絶対に終わらせなければならないことと、明日に残せることを確認してみましょう。
ミスを回避するため、時には思い切りも大切
できれば残さず終わらせたい、きりのいいところまでやってしまいたい、と思いますよね。
でも、慌ててやってミスだらけになるよりも、翌日の朝にじっくり取り組んだ方が質の高い仕事ができることもあります。思い切って次の日に残して、時間がきたらさっと席を立ちましょう。
4.フォローしてくれる上司や同僚に感謝を
遅い時間のアポや打ち合わせに参加できなかったり、突然休むことになったりしたときなど、上司や同僚にフォローしてもらうことも多いと思います。私も、夜のセミナーや面談の担当を代わってもらうことがよくありました。「いつも助けてもらってありがとう」という気持ちを大切にしたいですね。
そんなこと、言われなくても分かっている！いつも申し訳ないと思いながら働いていますけど？という声が聞こえてきそうです。本当に、その通りだと思います。その気持ちを言葉にして「ありがとう」と伝え続けましょう。
困っている上司や同僚のヘルプは積極的に
たくさん助けてもらう代わりに、上司や同僚が困っていたら「私がやりましょうか？」と声をかけることができるといいですね。私は、いつも同僚に「できることがあったら、何でもするよ」と言っていたら、年下の後輩からも「これをお願いしてもいいですか？」と頼んでもらえるようになりました。
自分の仕事で手いっぱいという人も、この「4つの仕事術」で仕事にかける時間をぎゅっと効率化できたら、他の人のヘルプができる余裕が生まれるかもしれません。
限られた時間で成果を出すための工夫をしましょう
いかがでしたか？私は、この4つを実践して、「限られた時間内で成果の上がる仕事をするモデルとなった。」と評価してもらいました。毎日のお迎えの時間が同じだと、子ども達も安心していたように思います。
少しの工夫で時間をうまく使えるようになりますので、ぜひ時間内に仕事をばっちり終えるワーキングママを目指してみてください。