仕事を圧倒的にこなす!タイムマネージメントとは?|トピックスファロー

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2015年7月9日
仕事を圧倒的にこなす!タイムマネージメントとは?

1日を1時間半ごとに区切る。そして仕事AをA-1、A-2、A-3という風に細分化してその枠にあてはめる。これを必ず3日先までやっておく。そして朝、始業前に確認する。手帳のWEEK欄でこれに活用する。この単純作業を行うと仕事は2倍の量こなすことができる。

経営コンサルタント
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仕事のやりがいは膨大な仕事の中にある

仕事に「やりがい」を求める20代の方は多いようです。
仕事にやりがいを感じるとともに自身の成長も感じたいとも思っています。
人が人生の大半を仕事に費やしているとすれば、「仕事のやりがい」はその人の幸福度に大きく関係していると言っても過言ではありません。

若い新入社員はやる気に満ち溢れて入社します。
「仕事をがむしゃらにやりたい!」と考える人は最近は少数派とも聞くけれども、どんな人でも多少は新しい環境に期待するものだし、求めるものです。

しかし、そうして入社して配属された先の、あなたの上司はどうでしょうか?
楽しく、やりがいをもって仕事をしている上司は何人いますか?
慢性的な残業で睡眠時間をすり減らし、家庭サービスもままならず、会社の愚痴や上司の愚痴を言いながら、だからといって転職する勇気もない40・50代かもしれません。

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あるいはまだまだ若いはずの30代の先輩はどうでしょう?なるべくめんどくさい仕事や人間関係にはかかわりたがらず要領よく仕事はこなし、プライベートを満喫しながら、資格の勉強に精を出し、35歳までには転職してキャリアアップしたいと思っているようなタイプではありませんか?
そんな上司や先輩たちは、すでに今の会社にやりがいなど求めていないのが現状です。

そして私は私自分に問うてみました。
「自分はああなりたいか?」
と。もちろんその答えは「NO」でした。
しかし「NO」と言いながらも、私自身の経験から言うと「やりがい」とは膨大な目の前の仕事の中にしかないのが現実なのです。

どこかに転職しようと資格の勉強をしようと「仕事のやりがい」にはつながりません。


じゃあ、どうすればいいでしょう?
私自身の20代のやりがいは「タイムマネージメント」にありました。

入社したての新人だった私の仕事の大半は、先輩や上司から降ってきたものでした。
お客さまの顔もわからないし、単純作業ばかりで仕事を依頼する上司・先輩が、この仕事をめんどくさいと思っているから私にやらせているのでは?と思い続けていました。
目の前にあるのは手を付ける前から、やりがいなしのオーラを発している書類の山だったのです。それらは思わぬ期限で、こちらがどれくらいの仕事を抱えているかもお構いなしに降ってくきます。
今日は残業しないで帰ってデートしようと思っても、「今日中に」というメモとともに、ランチから戻るとデスクにデーンと置いてありました。

この状況で大切なのは、自分のタイムマネージントを徹底的に極めることです。
人の倍の仕事をこなせるようにすることを続けると、知らない間にあなたは「優秀なやつ」になり、タイムマネージメントのステップに進むことができるのです。
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以前、コンサルをさせていただいていた会社の20代社員の飲み会の席のことです。
「仕事のやりがいとかなかなか見つけられなくて。自分に向いている仕事ってどうやって決めていけばいいのですか?」
と聞かれました。その問いに対して私は、
「やりがいとか、向いている仕事なんて20代ではわかるはずがないじゃないの。まずは目の前の仕事を徹底的にこなしたら?
という主旨のお話をしました。


そんなことを考えるのは目の前にこなしきれない仕事がたまっているからなのです。まずは、自分の目の前の仕事をバシバシ片づけていけば、そんな意味のない思考には陥らないはずなのですから。

残業の多い人の90%はムダ残業

「サービス残業」とか、「ブラック企業」という言葉が、最近頻繁に言われるようになりました。
でも、私がコンサルでお手伝いしている中小企業で、残業代が出ない会社というのはほぼありません。それくらい企業は残業というものに、しっかり対価を支払ってくれる時代なのです。

1年くらい前に中途で入社してきた私の後輩がいます。後輩といっても私より年上で、30代半ばでした。彼は有名大学の卒業で頭脳明晰、責任感も強い人です。私が依頼する仕事を毎日残業してこなしてくれました。

会社のPCから夜中の2時とかに、彼からのメールが私のPCに届きます。私の会社のPCメールは私の携帯に転送されるように設定してあるのです。夜中に彼からの転送メールに起こされて、
「そんなに時間かかるんだ。お願いしすぎたな・・・」
と反省し、3か月後には転送を解除したものです。
しかし、私に悪意はないけれど、彼が残業になるのは圧倒的に彼に原因があったんです(笑)。
彼の残業の理由は、タイムマネージメント力が全くないことでした。
nomoto_time_03 今から言うことに少しでも心当たりがある方は、この後も読み続けてほしいし、そして書いてある内容を実践してほしいものです。
ちなみに、その高学歴な彼は、結局その半年後に辞めていきました。
その彼の後任として私のチームに入ってきたのは、40代のパートの女性です。

幼稚園の子供がいるので、短い時間で頑張りますという彼女は、私が彼に依頼していた同じ仕事を9時から15時、水曜日は毎週お休みという状況で、あっさりこなしてくれています。
「またまた!」と思われるかもしれませんが、これは本当の話です。
まあ、彼はどこに転職しても苦労するでしょう。なにせタイムマネージメント力が欠如しているということは業種問わず問題だからです。

逆に40代パート女性、子供も来年小学校で少し手が空きますので・・・と出産後、数年ぶりに当社で仕事を再開しました。すると彼女の圧倒的な処理能力で、すぐに高時給になりました。
きっと今の彼の実働時間の時給よりも高いに違いありません。タイムマネージメントは一回身に着けるとブランクなど関係ないのです。


(チェックしたい5つの項目)
(1)これから1週間、どんな予定で仕事をこなすかイメージできているか?
(2)いつも急に上司に仕事を振られてバタバタしているか?
(3)仕事のリテイクは多いか?
(4)週に4日は残業だ。定時にほとんど帰れないか?
(5)デスクの上がいつも書類の山か?

すぐにできるタイムマネージメント

まず手帳を買いましょう!
今はスマホでスケジュール管理をしている人も多いけれど、それはあくまでアポイント管理で終わる可能性が多いのです。
買うべき手帳は月単位見開きのものではなく、見開きで週単位のものが見れる、日に時間ごとの目盛がついているものを購入します。
そこにアポイントや会議の予定、社外・社内の「予定」を書きこむわけです。これはアポイントが入った時点で常に行っておきます。

1日を1時間30分ごとに(1)9時から10時半(2)10時半から12時(昼休みは1時間)(3)13時~14時半(4)14時半から16時(5)16時~17時半の5つのグループに分けておきます。手帳に5つのブロックを色ペンで書きこんでもいいでしょう。
それができたら、やるべきTODOをここに書き込みます。

私の場合は、日曜日の夜に必ずこれからの1週間分のアポとタスクを書き入れていきます。そしてアポやタスクが終わったら、赤ペンで丸をしてもいいし、ぐしゃぐしゃっと消してもいいです。予定通りにいかなかった場合には、赤ペンでリスケジュールした内容を訂正します。これがまず第一ステップです。
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予定通りに終わらなかった仕事は、17時以降に残業する。あるいは土曜日に出社してもいいでしょう。
あくまでこの5つのブロックにのみ予定を入れて、終わらないものを残業して終わらせるよう意識にもっていく、これだけで意識がガラリと変わるのです。
予定通りにできて手帳に丸がついたとき、なんとも言えない達成感があります。
これをまず1週間続けてみて下さい。


よく、付箋やメモにTODOリストを作って、終わったらチェックするというやり方をしている人もいるけれど、これが時間と連動していないので効果が低いと思います。あくまでも目的はタイムマネージメントなので、時間軸にTODOを入れ込んでいきましょう。

1週間終わったらチェックすべきポイント

1週間が終わったら、赤ペンが入った手帳を見てみましょう。予定通りにできてもできなくてもここに改善のヒントがあるのです。
最初は予定通りにまったく進まないものです。
予定通りにいっていない人は、従来残業思考であることが多いのかもしれません。
または、同時に自分のタスクと処理能力の理解に問題があるとも考えられます。

例えば、お客様に提出する提案資料を上司から依頼されたとします。
その時、いくつかの手順を簡単に説明されると思いますが、通常、それを1つの仕事として、
「明日の午前中にやろう」
などと漠然とした予定をイメージして仕事を引き受けたりします。
これがいけません。
その資料を作成するのには、どんな段取りが必要か?を考え、それを、
(1)資料のデータ収集
(2)フォーマットの作成
(3)数値入力
(4)完成物の確認
(5)上司提出
(6)修正
(7)完成
という7つのステップに区分します。

この区分によって、段取りを確認するとともに、あらかじめ上司に確認すべき点も明確になり、途中で上司に質問をして「今ごろこんなこと聞いてるの?」とうんざりされることも防げます。
また、質問することで上司自身が方向修正することもあります。さらに「だったら、ここはこんな感じでやってみて」というヒントをもらえたりもします。

とにかく、方向修正を残業明けの提出後に言い渡されることほどつらいことはありません。
だったら上司からの依頼を自分が段取りし、これを事前に確認するようにしましょう。これは自分の質問力も向上でき、結果、短時間で仕事を仕上げる近道にもなります。

段取りとステップがわかったら、そのステップごとに手帳に書き入れていきます
漠然と午前中とか、明日一日かけてではなくこのステップをこの時間帯に、という形で行うのです。これは後にタスクと自身の処理能力を客観的にみるヒントにもなります。
ここでステップを組むときに大切なことは(5)上司提出と(6)修正を組み込むことです。
その際に社内でスケジュール管理していれば上司の予定も確認しながらスケジュールにします。
nomoto_time_05 本人たちは無意識だと思いますけれど、
「今日確認してもらってもいいですか?」
と後輩が言ってくることほどイラッとくることはありません(笑)。
飛び込みの仕事は、お昼にこなすか?どこかの仕事をリスケジュールするか?残業するか?ということになります。

私自身の経験から言うとこれを1か月継続していると不思議なことに、飛び込みの仕事も5つのブロックのどこかにいれられるようになります。
逆に、最初から予定どおりに仕事が終わった!という人は性格の問題もあるけれど、もっと自分を追いつめたほうがいいかもしれません。
きっと、他人に迷惑をかけて自分を守る仕事を受けている可能性が多いと思われます。20代は能力も経験もない状態で、仕事はそもそも終わらないものです。このテーマのもっと手前の段階にあなたの問題があるか、そもそも大変優秀な方なのでしょうね。

時間は有限!特に働きながら仕事がしたい女性へ

ここで少し、私自身の話を聞いてください(笑)。私が大学を卒業して入社したのは、今の業種とは全く違う業種でした。その会社は超残業型で、基本帰りは終電です。月に2、3日はタクシーで帰宅するようなリズムでした。

女性は結婚したら基本的に退社していき、男性は離婚率が高く、プライベートなんてないような職場でした。

でも、私はまだ独身だったし、たくさんのことを吸収して、仕事を速く覚えたいとやる気に満ちていたので、私にとっては素晴らしい環境でした。
仕事は残業前提でしたが、降りてくる仕事だけをこなしているようでは、人の倍のスピードで出世はできない、と考えました。残業してでも、上司がびっくりするような仕事をしてぶつけたいと思っていました。

ということは、既存の仕事を人の倍のスピードで処理し、残った時間で(残業も含めて)、付加価値を自分につけられるような、お客様からも社内でも「できる!」と思ってもらえる何かをなさなければ!と考えたわけです。その時に始めたのが、手帳を使いながらのタイムマネージメントになります。


nomoto_time_06 そこから、今の業界に転職しました。
そして結婚し、子供も生まれました。産休は出産前後半年で復帰しましたが、産後はフレックスやパートで時間を調整しながらも、一生仕事はしていたいという気持ちは変わりませんでした。
ただ今の世の中で、フレックスやパートになるということは、もらえる給与自体は減ってしまうという現実も体験しました。
正社員と同じ仕事をしているのに、時給で計算される自分の給与は、仕事のやりがいという部分では、楽しく仕事はできましたが、
「このまま同じように働いていても、自分の生涯獲得収入は見えたな」
と心のどこかで思っていた頃でもありました。

結婚しても子供がいても、人の2倍のスピードがあれば残業知らず

結婚して子供も生まれ、働きながら給与面では不満が残るものの、仕事のやりがいを感じられる付加価値をつけて、自分の時給(単価)を上げるような働きをしていこうと思っていました。

ちなみに人生で一番高い時給をはじき出したのは、結婚して出産するまでやっていた家庭教師のアルバイトで時給、4500円でした。
パート勤務の当時の時給は1300円とか1400円だったと記憶しているので、この時給はまあまあだでしたが、「時間で仕事はしたくない」と強く思いました。

男性は残業したり、休日出勤で仕事をこなすことができます。要は量で勝負できるのです。もちろん、それだけではダメだとも思うけれど、男性ならそれができます。
でも女性は、それはなかなか難しいのが現実です。
一生独身を通して男性と同じ土俵で働くという選択肢もあるけれど、多くの女性は結婚して、子育てしたいと願っています

そうすると会社にいられる時間も限られてくるし、もしかしたら子育て中は、「子供が熱をだしました・・・」とお休みをいただくことも多いものです。
通常、仕事は仕事の内容よりも、何時間働いたかで給料は支払われます。お休みしたから翌日に仕事を自分でやりきったとしても、お休みした分の給与は払われません。
だから時間で働きたくないと思ったのです。逆のようだけど1時間で人の倍の仕事をやろうと思ったのです。そうすることによって、自分の単価をあげていこうと考えたのです。

場所も時間も選ばない仕事がしたければ、場所も時間も指定される仕事から。

それをがむしゃらにやっていくと、他の人より上司に書類も早くあげられるようになります。段取り力もついて上司に適切な質問が、適切なタイミングで行うことができるようになります。
また空いた時間で自分なりに業務内容の工夫や改善をしてみたりすることもできるでしょう。


よく、入社していきなり、
「前の会社ではこうやってました!」
と提案してくる中途社員もいます(私もかなりそうだった時がありますが・・・)。
そうではなく、まずはその会社のやり方で、人の倍の仕事をこなして成果を出していくことが大切なのです。そうして、初めて新しい業務の工夫や提案が受け入れられるようになります。

新入社員で、
「自分の大学院のゼミでは・・・」
という枕詞を頻繁に使っている男性社員がいました。最初は、「また、学校の話か・・・」と笑っていましたが、半年もたってまだ「ゼミの教授は・・・」なんて繰り返すので、「学校に戻れ!」と言いたくなりました。

そんなのは特に高学歴の新入社員に多いんですよね。本人が意識しているかないかはわからないけれど、これではゼロベースにも立てていないことに気付くべきです。
話はずいぶん遠回りしたけれど、決められた方法、決められた場所で圧倒的な量をこなす必要があります。
そのためには「自分の時間をコントロールする」、タイムマネージメント力が必要となるのです。

その次のステップには、今、自分自身も途中ではあるけれど、
「時間も場所も選ばない仕事」
というところを目指しています。これを起業して行います。

独立・フリーランスという言葉も流行っているけれど、私は企業の中で雇われながら行いたいです。雇われて会社に守られながら就業の半分、もしくは1/3くらいは、時間と場所問わず、仕事をするというスタイルです。
特に女性はこの段階まできたら相当のレベルで子育てと仕事を両立できるし、仕事がますます楽しくなると思うのです。
今の私は1/4くらいの感じで、このスタイルを実践しています。つまり、サラリーマンとフリーランスのいいとこどりを目指しているのです。

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自分の時間をコントロールするタイムマネージメント力

すぐにいいとこどりは難しいけれど、男女問わず、体力や量だけでは絶対に評価されない歳を迎えるものです。
逆に体力も量もこなせる時期にこなすスキルを身に着けることを目指します。これがタイムマネージメント力です。

これによって、段取り力・質問力・社内でのコミュニケーション力も身に付きます。
いずれもマスト能力です。それを行った際のキャリアアップは、今の延長線上にはありません。あなたを創造的な仕事に、知らない間に導いてくれるばずです。

著者:野本理恵

経営コンサルタント
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