仕事の効率を上げるビジネスメールの『件名』と『返信』の書き方|トピックスファロー

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2013年5月28日
仕事の効率を上げるビジネスメールの『件名』と『返信』の書き方

仕事上、使う機会の多いビジネスメールですが、その書き方や使い方に自信はありますか?ビジネスメールの返信やお礼は日常的に行う行為。それだけに、間違ったビジネスメールの書き方をしていると、自分の評価を下げる原因になってしまいます。

WEBライター
  

ビジネスメールの基本マナー

ビジネスメールの書き方には、決まったフォーマットというものはありません。
しかし、相手の状況を考えれば、おのずと印象のよいビジネスメールの書き方が見えてきます。

宛先は、敬称を入れて登録する

メールのあて先は「連絡帳」や「アドレス帳」に登録し管理する事が多いでしょう。
この時、分かりやすいように相手先の会社名や氏名を入力しているものと思います。

この「指名入力欄」に敬称(太郎様)を付けて登録しましょう。
そうする事で、先方のメールにも敬称を付けた名前が表示されます。

添付ファイルをいきなり送り付けない

確認が必要な資料などを、添付ファイルとしてメールで送る事があります。
しかし不用意に添付ファイルを開ける事はウイルスに感染する可能性があり警戒されます。
また容量の大きなファイルは先方のメールサーバーに負荷をかける事があり、メールソフトによっては開けない場合も想定できます。

そこで、先に添付ファイルを送っても大丈夫か確認する事。ファイルを添付したメールの本文にも、『添付ファイルがある事』とその『タイトル』を記入する事で、トラブルを防ぐ事ができます。

1メールにつき、用件は1つ

たとえば「Aの仕事の進捗状況」と「Bの会議案内」など、複数の要件を1つのメールにまとめてはいけません。
相手はそのメールを受けて何をしたらいいのか理解しにくくなり、後回しにされることが多いでしょう。

【重要】ビジネスメールの『件名』の書き方

先方は、一日に数十件のメールを処理していると考えましょう。
それだけのメールに埋もれず返信が貰えるか、それとも迷惑メールとして捨てられるかは、『全て件名に掛かっている』と考えて間違いありません。

文字数は「20文字以内」に収める

長すぎる文章は読まれません。また途中で件名が途切れてしまいます。
瞬間的に理解できる20文字以内に収めると、メールが読み飛ばされるリスクを減らせます。

「日にち」「本文の内容」「相手にどうしてほしいか」を入れる

理想は、タイトルを見ただけで、本文の内容が分かる事です。

『会議について』では、本文を開くまで具体的な事は分かりません。
しかし『明日の会議中止のご連絡』であれば、大筋の内容は理解できるでしょう。
もし時間の変更があるのなら『明日の会議月曜10時に変更のご連絡』となります。

【重要】や【緊急】は使いすぎない

【】(隅付き括弧)を使用した、【重要】【緊急】【要返信】という表現はタイトルを際立たせる有効な方法です。
しかし、それだけに安易に使用してはいけません。
使いすぎると、「【重要】ってあるけど、いつも大した内容じゃない」とメールの優先度を低く見られるようになります。

本当に緊急や重要な案件は、直接電話をするのがビジネスマンのマナーと言えるでしょう。
その後で、内容を記録として残す意味も込め、改めてメールを送信します。

内容が伝わる『返信』の書き方

ビジネスメールが、一方的に送りっぱなしという事はほとんどありません。
メールを受け取ったこと、内容を確認した事を送信者に伝える為にも、返信は必ず行います。

返信はなるべく早く返す

メールがきちんと届いているかは送信者に分からず、返信が遅いと不安に感じてしまいます。
返信は、読んだその場で返すのがベストです。遅くても24時間以内に行います。

もしも、資料を集めたり、上司の許可が必要な時など、返信に時間がかかる場合は『(理由を添えて)後ほど改めてご連絡いたします』と、ビジネスメールを確認している事だけでも伝えておきましょう。

「Re:」は消さない。タイトルは変えない

メールの返信時につく「Re:」はそのまま送り、タイトルも変更しません。
これは相手に『どのメールに対しての返信か』と『検索のしやすさ』を重視したためです。

「Re:」が増えすぎたら、まとめても良い

『Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:明日の会議資料のご確認』では、長すぎて見苦しくなっています。
『Re: 明日の会議資料のご確認(7)』と、タイトルの後半に回数をまとめると見やすいでしょう。

引用を使う

引用とは、相手からの文章をコピーして使い、その下に返答を書く方法。
基本的には『>(半角)』を使用するのが一般的です。

たとえば『明日の10時にお伺いしてもよろしいですか』というメールに対しては、

>明日の10時にお伺いしてもよろしいですか。
はい。問題ございません。よろしくお願いいたします。

と、なります。

質問が複数あった場合、質問と回答の関係が分かるように処理していきます。

ビジネスメールは相手の読みやすさを最優先

ビジネスメールは相手の時間を気にせず送れるのがメリットです。
しかし相手の状況が分からない為に、こちらの要件を突き付けるだけの文章を書いてしまうことがあります。

件名を工夫するのも、引用を使うのも、全て相手がメールの内容を理解しやすくする為に行うものです。
逆に、読みにくく分かり難いメールは、後回しにされてしまうでしょう。
先方に配慮したメールこそ、結果的には自分の仕事の為になるメールなのです。

著者:佐久間和夫

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WEBライターです。型にはまらず様々な情報を発信していきます。好きなものは酒、おつまみ、自転車。