万年OLの「下から目線の仕事術」―「起承”点“結」でミスをなくす|トピックスファロー

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2015年5月14日
万年OLの「下から目線の仕事術」―「起承”点“結」でミスをなくす

小さなミスやうっかりポカはどうして起こってしまうの?!わかってたのに!と自分を殴りつけたい気持ちになったりします。それはちょっとした気の緩みが原因。キーワード「起・承・”点“・結」で仕事の流れを見直せば、ミスが減っちゃうんです。

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日々、作業に追われていると、それをこなすことが優先されて、ついつい流れ作業になっちゃっていませんか?

そんな時に限って、凡ミスをしてしまい、やりなおしになってしまったりして、うんざりってことも起こりがち。

OL

でも、私、気づいてしまったんです!!
キーワード「起・承・”点“・結」を頭に入れておくと、そういったことが少なくなる、ということを・・・!

「起・承・転・結」は小学生のころに習った、作文の書き方の基本。
でも仕事の流れの基本は「起・承・”点“・結」。
自分が、全体の流れのどの ”点“ にかかわっているのかを、いつも念頭に入れているだけで、仕事の仕方が変わるんですよ。

起承転結ではなく、起承”点“結

どんな仕事でも、まずそれが「起案」され、「承認」され、関係部署に配分されて、各々がいくつかの「点」を担い、連携されて「結果」を出すものですよね。

たとえば、一つの新製品を主力商品にまで持っていこう、という起案が出されたとします。
それについていろいろ討議され「やってみよう」と承認されると、各担当が割り当てられます。

企画部、製造部、営業販売部、広報部などそれぞれの担当部署が「点」となって協力し合い、その新製品を主力製品にするべく知恵を絞ります。

そして全体が連携し、結果を出すという目標に向かっていきます。
各部署に配分された「点」、それぞれにもまた「起・承・”点“・結」が派生します。

営業販売部なら販売方針を決める起案が出され、ターゲットの絞り込みや、販売方法を検討します。
それに沿って販売促進用のツールを作成したり、営業先に出向いたりなど、また、いくつもの「点」に分かれていきます。

そこでまたそれぞれの「点」に「起・承・”点“・結」が派生します。

コピーは雑用ではありません

さて、そこで今、私がとっているこのコピーです。
部長から頼まれた、午後の販売促進会議用のコピーです。

いくつもに分かれた「点」の中の、会議というさらに小さな、でも必要な「点」です。

その中の会議資料のコピー取りというささいな「点」です。
たかがコピーと軽く見ちゃいますよね。
30部もあるのか、面倒だなー。

でも、ちょっと待って。

このコピー取りも必要不可欠な「点」の一つです。
資料がなければ会議がスムーズに進みません。

そしてもう一つ。

自分が参加する会議であってもなくても、この会議資料から事前に概要と流れがわかります。

つまり今、何が起こっており、他部署の方針がどのような流れになっているのか、がわかるということです。

すると、会議の焦点がわかり、いくつか議題に上がっている促進案がわかります。

自分ならどれを選ぶだろうか。
A案が採択されたら、次にどんな作業が必要だろうか。
B案ならどうなるだろうか。
自分なら、どんな提案ができるだろうか。

そんなふうに、いろいろと考えながら会議資料のコピーを取ってみるのはどうでしょう。

ただの「点」が自分の仕事にとって意味のある「点」になりませんか?

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会議資料の内容が理解できていれば、落丁や順番を間違えることもありません。
なにより、会社で起こっている流れに対して当事者意識を持つことができます。そして、それが大切なのです。

自分のやっている作業が全体のどんなに小さな点であったとしても、前後の流れを把握し、次にどう流れていくのか、最終的にどういった結末に落とし込みたいのか、そういった見方を持つ癖をつけると、コピー取りもただの作業ではなくなりますよね。
そして、次に自分がやるべきことについて心の準備ができます。

全体の「通過点」でしかない私の仕事・・・それでいいんです

たとえば上司に「この資料、明後日の会議で使うから、明日中に作って」と依頼されたとします。
「明日中で良いのなら、今日は別のこの仕事を先にしよう」と思いますよね。
私もそうです。期限ぎりぎりでもいいと思いがち。

でも、「明後日の会議に使う」と言われたら、その先にどんな作業が待っているか想像してみましょう。
上司は会議前にその資料のチェックをするでしょう。
もし間違いがあったらやり直しが発生するかもしれません。

間違いがないことが前提での期限だったとしたら、会議に間に合わせるためにあわてることになります。

たとえば試算表のたたき台などを作るということになったとしたら、その数字の元になる資料を集めるところから始まりますよね。

各部署に必要な資料を請求します。
自分のところに資料請求が来たのを後回しにすると、その分その試算表作成者の仕事を遅らせてしまうことになります。

自分が依頼された仕事をこなすことだけを考え、それがそのあとどこに流れて、どんな仕事に影響していくかを想像できないと、全体の仕事の流れを止めてしまうことだってあります。

それがささいな「点」である、私の資料受け渡しのせいだったら・・・。
そんなちょっとしたことで「あいつ、仕事できない奴」の烙印が押されてたりして。(怖っ・・・)

いつも謙虚に、自分の仕事は全体の流れの通過点なのだという気持ちを持てば、ちょっと10分作業を止めて、先に資料を送ってあげれば済むことと思えます。

自分の都合ばかりを優先しないで、次の「点」の担当者が待っているんだ、ということにまで想像力を働かせることができるのではないでしょうか。

仕事には「本流=重要」と「些末=どうでもいい」がある

自分がかかわる作業について、それを「全体」から俯瞰し「起」を思い出し、「結」を想定することで「些末的なこと」か「本流にかかわること」なのかを見極めることも大切です。

「本流にかかわること」は、細部まで目を行き届かせ、何度もチェックできるような時間的余裕を、前もって組み込んでおきたいものです。

その本流を支えるのが、いくつもの「些末的なこと」ですが、今している作業が全体的にみて「些末的なこと」であるなら、そういったことこそ、迅速にさくっと終わらせてあげることが大切ですよね。

たとえば、企画書を書く場合、企画書の内容を俎上に載せてもらうことが大切なわけで、文章の句読点の位置や文章を評してもらうわけではありません。
ここでは内容が本流で、句読点や文章の言い回しは些末的なことです。

ですが、その句読点のつけ方や文章があまりにも稚拙だと、内容まで稚拙に見えてきてしまいます。
それを回避し、迅速にさくっと終わらせるために、定型の書式やテンプレート、前例の企画書を活用します。

何度も同じような作業が今後も想定される場合には、自分なりのテンプレートを作っておくなど工夫をして、いかに迅速に終わらせられるかを考えるのも一つの手ですよね。

私も、試算表なら、あらかじめ関数を入れておき、数字を入れ換えるだけで自動的に計算されるようなものを作っておいたり、会議資料なら議事次第は、出席者の名前と議題、懸案を入れるだけの定型のものを保存しておいたり、パワーポイント資料作成用に、ありがちなパターンのテンプレートを3種類くらい、たたき台用として作っておいたりして、作業を簡素化しています。

「結果」はささいな「点」の集まり

こうやって考えていくと、仕事はけっして一人で完結することではないのがわかります。
自分の作業が終わればその仕事が終わるというわけではなく、前後に「点」をつなぐ人がいて、その一人一人が「点」を担い、次の「点」に連携し、最終的に大きな「点」の集大成が「結果」に結びつくものなのですね。

星座
逆に言えば、どんなに大きな「結果」でも、いろいろな人がかかわり、それぞれの小さな「点」が集まって成し遂げられるのです。

自分のしている仕事がどんなにささいなものと感じても、それが「結果」を形づくる、大切な一つの「点」であることをいつも心にとめておき、自分のところで流れを停滞させないようにと思っていれば、「たかが」と思っていた自分の作業も、「こんなところでミスをしている場合じゃない」という心構えができ、うっかりポカを減らすことができるのではないでしょうか。

著者:かりんず

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10年余りの海外生活のおかげでシンプルがベストにたどり着きました。その視点から生活や生き方などいろいろなことを皆さんと一緒に考えていきたいと思っています。