タスク管理の基礎理論GTD（Getting Things Done）
仕事が山積みで、「あれをやったら次はこれをやって、これが終わったらこないだのあれをやって、あれ？そういえばまだあれが終わってない！どうしよーう」とパニックになることってよくありますよね？
そんな時、そういう人に必要なのは、効率的に仕事を進めるためのタスク管理です。
仕事を「いつ・どのように・どういった順番で行っていくか」ということを管理するのがタスク管理の役割ですが、タスク管理の方法というのはこれまでに星の数ほど提案されてきました。
それら従来のタスク管理法の多くでは、激しい状況の変化によってどんどん当初のプランが崩れ、そのつど「このあとどうしよう」と悩みながらプランを練り直して仕事をしなければならないという問題がありました。不安を抱えながら仕事をしていても効率は悪く、余計その後の展開が悪くなっていく危険性もあります。
そこで、「タスクの管理」と「仕事」を分離して、タスク管理するときはテキパキと仕事の分類や振り分けをし、仕事をするときはその仕事に集中してやる（GettingThingsDone）、というのが2002年にデビッド・アレンが提唱したGTDというタスク管理手法です。
GTDの実践方法
GTDは５つのステップでタスクの管理を行います。
- 収集
やらなければいけないことを全て書き出し、タスクを集める - 処理
集めたタスクをリストに分類して振り分け処理をする - 整理
各リストの中身を整理する（リストの中に細かい分類を作るなど） - 見直し
リストアップされたタスクの中で、現時点で状況が変わったものがないかを見直しする - 実行
優先順位の高いリストの中から順に、タスクを楽しく実行していく
これがGTDの実行手順です。細かいルールがそれぞれに対してあるのですが、ここでは大まかな説明のみにしておきます。
このフローを週に一度行うというのがGTDの実践方法ですが、この方法がうまく機能するかを分けるのは、タスク情報を管理する情報整理ツールに何を用いるかです。
紙やファイルを使ったアナログ方式を用いるのも良いのですが、今の時代、PCやiPad、スマートフォンなどデジタル端末を駆使するのがよりスマートでエレガントですね！
GTDと相性の良い ”Remember The Milk”
タスク管理ツールとして世界中で人気のものにRemember The Milk（以下RTM）があります。
RTMは世界中の人がよく忘れがちな「パパ、帰りに牛乳を買ってきて」というお願い事（タスク）を忘れないようにするリマインダーツールです。
使い方はいたって簡単で、「いつ・どこで・何を・忘れないでする」ということをRTMに登録しておくと、指定時間に教えてくれるというものです。
Evernoteなどに比べると日本ではあまり人気が爆発していないですが世界的には評価が高く、最近は操作性の良いスマートフォンアプリが登場したことによって日本でも再び注目されるようになってきました。
リメンバー・ザ・ミルクを牛乳を買うのを忘れないためだけに使うのももちろん良いのですが、さきほどのGTDと組み合わせることで、よりRTMは輝きます。
タスクの管理や分類が容易なRTMのアプリ
RTMのスマートフォンアプリは、洗練されたインターフェースによってタスクの追加、タスクの分類、タスクの編集や削除、リマインダー機能（通知機能）が最高に使いやすくなっています。
シンプルさを徹底したタスク管理アプリ
Remember The Milkは余計な機能が一切ない、「タスクを登録しておいたら後で知らせてくれる」という単純なアプリです。
画像は英語版のものですが、日本語版がもちろんあり、今日・明日・今週のタスクを見たり、リストやタグからタスクを探したり、タスクの予定場所から検索したり、と大量のタスクの管理をサクサク行うことができます。
タスクの登録・編集が簡単
タスクの追加や編集はとても簡単に行えます。いつどこで何をするのかという項目に記入するだけでRTMが処理してくれます。
これを利用することで、GTDで行うタスクの「収集」「処理」を簡単に行うことができますね。
完了・未完了のタスクが一目瞭然
「今日のタスク」や「今週のタスク」を見ればタスクの一覧を見ることができます。
これは、GTDにおけるタスクの「整理」「見直し」をする段階で非常に役に立ちます。
有料版ではリマインダー機能が
無料版では残念ながらこの機能はありませんが、有料（年間$25）のProアカウントを取得することで、予定タスクを通知してくれるリマインダー機能が利用できます。
GTDの実行の段階をはじめ、タスクをお知らせしてくれるというのはアナログの手帳などにはできない便利機能ですね。
Remember The MilkとGTDで新時代のタスク管理を
RTMのスマートフォンアプリでは「時間になったら教えてくれる」機能だけでなく、GPSを利用することである場所に近づいたら教えてくれるという機能もあります。
また、RTMはさまざまな他のサービスと連携しているので、よりいつでもどこでもタスクの登録やリマインダーを受け取りやすくなっています。（アプリはiPhone/iPad/Androidあり）
RTMと連携しているサービス
- Gmail
- グーグルカレンダー
- ツイッター
- Microsoft Outlook
- Siri (iPhone)
このように、タスク管理をするための最高のツール Remember The Milk とタスク管理の新理論 GTD を組み合わせることで、新時代の効果的なタスク管理方法となることでしょう。
GTDは詳しく知ろうとすると少し複雑ですが、まずはリメンバー・ザ・ミルクを使ってみてください。
きっとタスク管理をやりたくなってくるはずです！