ビジネスパーソンにとって不可欠な能力とは？
文書作成。それはビジネスパーソンにとって、切っても切れない非常に重要なスキルです。
ビジネスに携わっている方なら誰でも、毎日何らかの文章を書く場面に出くわしているはずです。
会議の議事録、新製品の企画書、顧客への提案書。さらには社内や顧客へのちょっとしたメールや電話のメモまで・・・。
さらに最近はSNSの広まりにより、ビジネスでもSNSに記事を投稿をしたり、コメントをするなど、文章を書く機会が増えたという方も多いのではないでしょうか。
しかし、自分が書いた文章に対して、人からこのように言われたことはありませんか？
「何が言いたいのかよくわからない」
知らず知らずのうちに論理的ではない、自分にしか理解できない文章を書いてしまっているということになっていませんか？
文書作成に必要なのは文章力！
文書を書くにあたって、一番重要なことは、「論理的に考えること」です。
ビジネス文書とは「相手に何かを伝えるため」に書かれます。
特にビジネスにおいては、要件を正確に、簡潔に、わかりやすく、論理的に相手に伝えることが重要となります。
文章作成が苦手な人には共通点があります。
これらの共通点では、いったい何が問題なのか？を考えてみる必要があります。
その問題点とは、「伝えたい情報を整理できていない」「文章の表現方法が分からない」といったものです。
自分の頭の中でさえ整理されていないことを、誰か他の人に伝えることは出来ません。
何も考えずに文章を書き始めると、途中で自分が何を書いているのか、何が言いたかったのかわからなくなってしまいます。
また、伝えたい内容が整理できていても、それをうまく伝える表現方法を知らなければ、相手にしっかりとメッセージを伝えることはできません。
伝えたい情報を整理し、それを相手にわかりやすく伝えることが出来てこそ、文章を書くという情報発信の真の目的が達成されます。
文章を論理的に書く「ロジカルライティング」をしよう！
自分の言いたいことを論理的に整理し、わかりやすく書くためのスキル、それを「ロジカルライティング」といいます。
書いた文章が相手に伝わらないような状況に陥らないようにするためには、「文章の全体構成を組み立てられるようにする」「基本的な文章表現の方法をマスターする」が必要であり、その2つがロジカルライティングの基本的なスキルとなります。
●文章の全体構成を組み立てられるようにする
文章の構成を組み立てられるようにするには、
2.分けた内容それぞれに項目を立てる
3.それぞれの項目に情報を入れる
これは、見出しを大・中・小に分けてテーマ別に文章を並べる作業になります。
そして、段落ごとに情報を整理していきます。
この時に重要なのは、伝える順番を考え、相手が理解しやすい順番に並べることです。
さらに、まず文章の冒頭で文章の目的をはっきりと伝え、最も伝えたいことの要約文を持ってくるようにすることです。
こうすることで、情報が整理されて格段に見やすく読みやすい文章になります。
●基本的な文章表現の方法をマスターする
基本的な文章表現に関しては、文章表現のルールが非常に多岐にわたるため、多忙なビジネスパーソンがすべてをマスターするのは難しいでしょう。
基本的なルールだけにフォーカスして使いこなすだけでも効果は十分にあります。
その中でも特にマスターしておくべきルールが、「主語と述語の対応」です。
日本語の特質として、主語と述語がねじれてしまう現象が起こってしまうことがよくあります。
ここで言う「日本語の特質」とは、主語と述語の間にいろいろな言葉が入ってしまい、主語と述語が離れてしまうことです。
日本語は英語ほど文章の語順が明確に決まっていません。
そのことにより、私たちは思いつくままの語順で文章を書いてしまいます。
その結果、主語と述語が対応しない、ねじれた文になってしまいます。
こうすれば、文書を書いていて主語と述語がねじれることが少なくなります。
また、そうすることで自然と一文が短く、簡潔な文章になっていきます。
ロジカルライティングで一番重要なポイントとは？
最後に、相手に論理的に伝えるために一番重要なポイントをお伝えしておきます。
そのポイントとは、「論理がきっちりつながっているかいないかを決めるのは、自分ではなく相手側」ということです。
自分なりにいくら論理的に考えたり、書いたりしたつもりでも、読み手側がそう感じていなければ、それは論理的とは言えないのです。
相手が誰であっても、あるいはどんな状況であっても相手を納得させられる状態が、真の意味での「論理的」なのです。
自分の論理は絶対に正しいと信じてしまうのは非常に危険です。このことは必ず肝に銘じて下さい。
ロジカルライティングを身につけて、ビジネスパーソンとして飛躍しよう！
今回はビジネスパーソンにとって必須のスキル、ロジカルライティングについてお伝えしてきました。
相手を納得させられる、分かりやすい文章を作成することが出来れば、説得力も増し、ビジネスの上でも頼れる存在だと一目置かれるようになるでしょう。
ビジネスで役立つロジカルライティングをマスター出来れば論理的に考えるスキルもアップし、ビジネススキルを磨くことができます。
ぜひこれを機に、ロジカルライティングを身につけ、ビジネスパーソンとしてさらなる飛躍を目指してください！