バーチャルオフィスをもっと便利に使えるアプリ一覧
バーチャルオフィスは、会社の受付窓口を仮想化することで会社をスマートに合理化するという側面を持っています。
会社の合理化には、会社を運営していく過程で際限なく膨れ上がっていく経費を削減する効果がありますが、会社が支払う経費で一番大きいのは人件費、そして家賃・設備費です。
人件費をケチると蓄積されたノウハウの継承などに支障をきたしてしまうので出来ればここに手を付けないようにして、家賃・設備費から削減していくのが理想的です。
特に社員が一か所に集まって仕事をするというのは、業種によっては非効率的であったりするものです。
家賃・設備費を合理的に削減していくためには、バーチャルオフィスとアプリの二刀流で合理化を図るのが一番なのです。
オンラインオフィスアプリでどこでも仕事が出来るようにする
バーチャルオフィスは家賃・設備費を削減するのにも効果的ですが、バーチャルオフィスへの電話・郵便を転送する先に設定している自宅や別事務所に社員が集まるのであれば経費削減に効果を発揮しているとは言えません。
出来れば、社員が事務所に集まらなくても仕事が出来るような仕組みを作って、スモールオフィス・ホームオフィス化を図かるのが一番です。
Googleドライブ
Googleドライブは、大手検索エンジンGoogleが提供するオンラインオフィスアプリです。
Googleドライブはウェブ上で書類を共有することが出来るアプリで、Word・Excel・Powerpointなどで作成した書類を閲覧および編集することが出来ます。しかも利用は無料で、5GB分の容量が提供されます。 書類のデータはウェブ上に保存されるため、万が一パソコンを破損・紛失しても最後に作業した所から復旧することが可能です。
ZOHO
ZOHOは、Googleドライブの対抗馬として登場したオンラインオフィスアプリです。
ZOHOの特徴はクラウドコンピューティングを利用したクラウドサービスということで、書類の共有編集や閲覧だけでなく顧客情報管理やデータベースの作成なども行うことが可能で、しかも多くのサービスが無料で利用できるのです。 中小企業向けということもあって、バーチャルオフィスを利用して起業した会社とは非常に相性がいいアプリと言えます。
無料通話アプリでどこでも会議
会社に事務所が必要な理由の一つには、社内会議を行うために社員を一か所に集めておきたいというものです。
しかし、社内会議を行うためのスペースの確保が経費圧迫の原因になりやすいものです。社内会議を秘匿性を維持できる無料通話アプリを利用して行うことで、家賃削減を実現できるのです。
Skype
Skypeは、言わずと知れた無料通話アプリの代表格でネット回線を利用して音声通話やビデオ通話を行うことが出来ます。
Skypeには電話のような一対一の通話だけではなく複数人が参加する会議通話が用意されているため、参加者がそれぞれ遠隔地にいてもネット上で会議を行うことが出来ます。会議通話の参加は最大25人までという制限がありますが、小規模な会社なら十分に使えるものと言えます。
LINE
LINEはNHNが提供する無料通話アプリで、スマートフォンの普及とともに若い世代に広まり、Skypeのライバルとなりつつあります。
LINEにもSkypeと同じく会議通話モードがあり、複数人での通話が可能ですが情報漏えい問題などが起こっているため、プライベートならまだしも会社などの公的な要件で使うのはお勧めできないようです。