紙情報のデジタル化は必須作業
年賀状はEメールなんかよりハガキで受け取る方がうれしい、食事もコンビニ弁当より手作りがいい、という方は多く、「名刺は紙だからこそ意味があるんだ」という考えも多くのビジネスマンが支持することでしょう。
名刺はおそらくIT技術が進んだ今後も「紙」で交換され続け、「やっぱり名刺は紙だよな」派の方が大多数を占めると予想されます。
名刺はやっぱり「紙」 なのです。
しかし、大量の名刺をやり取りする人にしてみればどんなにうまく名刺を管理しようとしてもいくつかの問題点は避けられません。
それは、
- お目当ての名刺を探すのが大変
- 名刺にその人の情報を追記するのが難しい
- 必要なときにさっと取り出せない
ということです。
紙で管理する以上、これらの問題は避けられませんね。
そこで近年、効率的に名刺を管理する方法として注目されているのがEvernote とScansnap という二つのツールを活用したものです。
Evernoteは「すべてを記憶する」でおなじみの情報管理ツールで、情報を整理して保存し、必要なときにさっと取り出せるのが特徴です。Scansnapは保存したい書類をセットしてボタンを押すだけで簡単に紙の情報をデジタルデータとして取り込めるスキャナーです。
これら二つの便利ツールを活用することで、大量の名刺をデジタルデータとして効率的に管理することができます。
以下、大量の名刺をデジタルデータ化する方法を簡単にご紹介します。
Scansnapで名刺をデジタル化
Scansnap
Scansnapとは富士通のスキャナーで、2001年に登場してから「書類をボタンワンプッシュで電子化できるスキャナー」として人気の商品です。
書類を一枚一枚挟むいわゆるフラットベッド型ではなく、複数原稿をセットできるADF型（Auto Document Feeder）のスキャナであり、両面読み取りに対応している他、スマホやクラウドとの連携もできます。
名刺のスキャンにScansnapを用いるメリットには、次のものがあります。
- 名刺を重ねてセットすることでまとめてスキャンできる
- ボタンを押すだけの簡単操作
- 添付のOCRソフトで名刺情報をテキストデータ化できる
- Evernoteとの連携機能がある
名刺を管理する方法として最近はスマートフォンアプリを使うというのも人気ですが、名刺を一枚ずつカメラで撮影するスマホアプリと比べて、こちらのScansnapを使う利点は 「大量の名刺を簡単にデジタル化できる」 ということになります。
したがって、大量の名刺ではなく、それほど頻繁に名刺をもらう機会がない人は「スマートフォンアプリ」を利用したほうが手軽で良いかもしれません。
Evernoteで名刺データを効率管理
EvernoteはEvernote社が提供するデータ管理ツールです。
ユーザーはEvernoteのソフトをPCやスマートフォンにインストールしておけば、PCで保存した情報をスマートフォンで確認したり、自宅PCで保存したデータを会社PCで処理したりといった、情報の移動や共有が容易にできるようになります。
また、Evernoteのもうひとつの特徴は保存したデータの探しやすさです。
情報を保存するときに、自分で作っておいたフォルダに入れたり、タグというキーワードをつけておいたり、メモをあわせて記入しておいたり、といったことができます。
そのため、「前に保存したあのメモはどこかな？」というときは「アイディアフォルダ」を探したり、「メモ」というタグが付いているものに絞り込んだり、日付順で並べてみたりと、いろんな手段で情報を探すことができるようになっています。
つまり、Evernoteの特徴は
- データに目印をつけて保存できる
- 保存したデータはいろんな端末から参照できる
- データを探すいろんな手段が用意されている
ということになります。
これを名刺データ管理に使うことで、
- 名刺データにタグやメモを付けて保存できる
- 好きなときにさっと名刺データを取り出せる
- 目印となるタグやメモを名刺データに上手につけておけば、検索が簡単
というメリットがあります。
これは冒頭で紹介した名刺を紙で管理するときの問題点を見事に解決していることがわかりますね。
こうした理由で、Scansnapを大量な名刺のデジタル化に使用してEvernoteで名刺管理を行う、という方法が注目されているのです。
Evernoteの公式ページはこちら
すべてを記憶する – Evernote
エバーノートの日本語公式ページです。こちらのサイトからエバーノートを無料でダウンロードすることができます。
具体的な作業手順はこちらで
名刺をEvernoteで管理しよう！スキャン編 – nanapi Web
ScansnapとEvernoteで名刺管理をする際の方法がわかりやすく紹介されています。こちらではiPhoneとスキャンアプリを使った方法も解説しているので、名刺をデジタル管理したい方にオススメの記事です。
名刺以外の書類もEvernoteでデジタル管理
今回はScansnapというスキャナーとEvernoteという情報管理ツールを使うことで
- 大量の名刺を一気にデジタル化
- 名刺データをPC・モバイルなどどこでも見られる
- 目当ての名刺を簡単に探せる
という名刺管理方法をご紹介しました。
Scansnapは名刺だけでなく、もちろん通常サイズの書類も裏表まとめて複数枚を連続読み取りできるので、オフィスにたまった書類のデジタル管理にも使えます。
Evernoteもさまざまな仕事術に使われるツールなので、一度使ってみてその便利さを体感しておくと良いでしょう。
以上、大量の名刺管理はScansnapとEvernoteが最強コンビ！でした。