1.タイトルでジャンクメールじゃない事をアピール
ビジネスマンが一日でやり取りするメールの量は相当なもの。
その全てのメールを熟読し優先度を決めるようなことは、まずやりません。
優先度を決めているのはタイトルです。
逆にどれほど重要なメールであってもタイトル次第では埋もれたり、ごみ箱送りが常です。
ごみ箱送りにならないタイトルとはどういったものでしょうか。
1. 自分の名前と（社外へ出すなら）会社の名前を記入する
2. 「Regarding」に続けて、具体的な企画名や、やり取りしている情報を記入する
個人名が入っているメールをそのままゴミ箱送りにはしないでしょう。
続けて具体的にメールの内容を予想できるキーワードが入っていれば、後から確認する際にいちいち開いて内容を確認する手間が省けます。
例えば
「Regarding Project A starting Tomorrow [Yamada Tarou,○○ Company]」
（明日から始まるプロジェクトAに関して[ヤマダ タロウ,○○会社]
2.まずは、相手の名前から
メールを誤送信していないかの確認代わりにもなります。
基本的には「Dear ○○」で構わないと思います。
もっと親しい相手ならば、「Dear」を省略する事もあります。
3.あいさつはいらない。代わりに褒める
なんのこっちゃと思われるでしょうが、メールの書き出しの話です。
英語には、日本語のような回りくどい時候の挨拶というのがない事はよく知られています。
だからと言って、前置きなしで最初から用件のみが書かれたメールを送られてもいい気がしないのは共通しているようです。
そこで、挨拶がわりに褒めるのがビジネスメールの基本。
特に返信時には、必ず一文添えるのがマナーとなっています。
良く使われるのが
「I thank you very much for your support.」
（あなたのサポートに感謝します）
相手や場面を選ばない万能の言葉としては
「Thank you very much for sending email.」
（メールを送ってくれてありがとうございます）
というのが、とても使い勝手が良いのではないでしょうか。
4.本文はまず結論から述べる
英語の文章構成の基本です。
相手も自然とこの流れで書いている事を期待してますので、構成を変えてしまうと何を言っているのか分からないとなってしまします。
文章構成
1.用件や結論を書く。まず、やってほしい事や結果報告をします。
2.用件や結論に対する詳細の説明をします。
3.必要に応じて、さらに細かい説明をします。
4.最後にもう一度、結論を書く
5.締めに使える表現
書き出しと同じように文章の最後を締めるのにもいくつか表現方法があります。
どの様な場面でも間違いないのが
「Thank you very much for your cooperation.
」
（ご協力ありがとうございました）
締めの定番として使える
「If you have any questions, please feel free to let me know.」
（お気軽にお連絡ください）
ほかには
「Sincerely yours,」
「Sincerely,」
を使用する事もあります。
それと一番下に、自分の名前を記入しておくもの忘れないようにしましょう。
おまけの豆知識
ビジネスメールで使えそうな表現をまとめてみました
返信を遅らせる「as soon as possible」
日本語に訳すと「できるだけ早く」という意味の英語ですが、ニュアンスに微妙な違いがあるようです。
日本-「今すぐ、最優先で」
欧米-「今の仕事が終わったら、最優先で」
この違いを理解していないと、仕事が遅いとイライラしてしまう訳です。
このように「今すぐ、最優先で」仕事をしてほしい場合は、締切や返信の期限をはっきりさせましょう。
急ぐ理由も記入すれば、相手側も対応してくれるはずです。
丁寧な表現を使ってみる
英語の表現の中にも丁寧なものはあります。
うまく取り入れる事で、与える印象がずいぶんと変わっています。
例を挙げると、
if it is beneficial for you
（もしお役にたつのであれば）
if I may
（可能であれば）
It’s really too bad, but
（誠に残念ですが）
便利な表現ではありますが、使い過ぎて変な英語にならないように注意しましょう。
記号や特殊文字は使わない
メーラーの違いにより文字化けが起きてしまうのは国内でも聞く話です。
せっかく苦労して作ったものが、文字化けで読めないのでは意味がありません。
一つのメールに複数の仕事を盛り込まない
メールを開いたらA、B、Cのそれぞれの進捗状況を知らせよとありました。
そんな面倒くさいメールをすぐに返信しようと思いますか？
一つのメールには一つの仕事を。
後になってメールを検索する場合も、こちらの方が効率的です。