【女の株が上がる】マナーを心得たメールの書き方教えます|トピックスファロー

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2012年7月23日
【女の株が上がる】マナーを心得たメールの書き方教えます

メールを正しく書くのって難しいですよね。でもそれをクリアできれば女としての株が上がること間違いなし。先方に好感を持ってもらうためにも、メールマナーをきちんとマスターしましょう。マナーを心得た書き方をお教えしますので、ぜひ参考に。

WEBライターのかたわら、週末は雑貨屋めぐりしつつ、最新の文房具収集。…
  

マナーを心得た上で、メールのやりとりができますか?

メールを正しく利用できていますか?

ここで言うメールとは、社内や取引先などビジネスのシーンでやりとりする電子メール(eメール)のことです。きちんとマナーを心得た上でスムーズにやりとりが出来れば、女性としてだけでなく社会人としてもポイントが高いので、しっかり身につけましょう。

メールの書き方の基本

まずはメールの書き方の基本から勉強していきましょう。(ここでは社外に送るメールの書き方を説明しています)

メールを書く大まかな流れは、宛先→(CC)→(BCC)→件名→本文です。それぞれの書き方とポイントを説明していきます。

宛先を書く

宛先を書くとはつまり、送信先のアドレス入力です。メールソフトは色々な種類(Outlookなど)がありますが、ほとんどはアイコンをクリックするとアドレス一覧が表示されるようになっているので、特に難しいことはないでしょう。ただし選択するアドレスを間違えないように注意してください。何をいまさら…と思うかもしれませんが、意外とこの時点でミスをする人は多いのです。

CCを書く

宛先欄の下に「CC欄」がありますが、ここには主な宛先以外にも、本文を読んで欲しい人がいた場合に、アドレスを入力する場所です。ここにアドレスを入力して送信すると、同文のメールが相手に届きます。

BCCを書く

宛先欄とCC欄に加えて、「BCC欄」にもアドレス入力を行うと、それぞれのアドレスに同文のメールが送信されます。ただし、宛先とCCに送信したメールのメールヘッダには、BCCにも送信したことが記載されません。同文のメールを送信したことを宛先とCCには秘密にしたい時に利用します。

件名を書く

件名はいわゆるタイトルのことで、サブジェクトとも呼びます。どんな用件でメールを送るのかを具体的かつ簡潔に書くようにしましょう。一目でどんな内容か分かる文章が理想的です。長文や、内容の予想がつかないような分かり難い文章はNGです。

例文:○○の件について

本文を書く

もっとも悩む部分ですね。分かりやすいように、例文を記載しますので参考にしてください。

例文:

○○○株式会社
○○部○○課
山田花子 様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△△ △△部の鈴木です。

先日よりお話させて頂いておりました●製品が、このたび完成いたしました。
つきましては、近日中に説明の為お伺いしたいと考えております。

  
  

~省略~

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
株式会社△△△ △△部
鈴木 洋子
〒103-0001
東京都中央区日本橋小伝馬町■■番地■■
TEL:(03)0000-0000
FAX:(03)0000-0000
E‐mail:suzuki@
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

ポイント:1
時候の挨拶は省略してよいですが、簡単な挨拶は一言入れましょう。(「いつも大変お世話になっております」等)

ポイント:2
だらだらと長く文章を続けるのは良くありません。適切な箇所に「、」や「。」を入れたり、改行を入れたりして読みやすくしましょう。改行は、一行で35文字くらい書いた時点で行うのが理想的です。

ポイント3:
送信者を明確にするために、メールの最後にはこちらの情報を記載しましょう。具体的には、会社名、部署名、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどです。

注意:
ビジネスメールですので、絵文字や顔文字を使用してはいけません。また、文字化けする可能性があるもの(機種依存文字)も避けるべきです。

よくある文字化けのケース

  • WindowsとMacintosh間でメールのやりとりを行う
  • 携帯とPC間でメールのやりとりを行う

文字化けする可能性があるもの(機種依存文字)

ウイルス対策もしっかり!

メールの送受信を行う上で気をつけて欲しいのがウイルスです。
ウイルスに感染したPCからメールを送ると、先方のPCにも感染してしまう恐れがあります。個人はおろか会社そのものの信用を失いかねませんので、日頃からしっかりとウイルス対策をしておきましょう。

対策その1:知らない相手からのメールや添付ファイルは開かない

対策その2:知っている相手からメールが届いても、違和感があったら開かない

対策その3:ウイルス対策(ワクチン)ソフトをインストールしておく

著者:渡瀬由紀子

WEBライターのかたわら、週末は雑貨屋めぐりしつつ、最新の文房具収集。好奇心を糧に幅広く執筆活動中。
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