仕事の合間に出来るスキマ時間を活用しよう！
時間の上手な使い方は仕事を効率良く行うために不可欠なテクニックで、身に付けている人も少なくないでしょう。しかし、時間術や仕事術は熟練すればするほど空き時間を増やしていくもので、使いどころに困る「スキマ時間」が増えてしまい逆に困ってしまった……という人も少なくないでしょう。
5分未満から10分、長くて30分未満のスキマ時間は仕事をするには短く、トイレや一服を済ませるには長すぎる空き時間です。
しかし、このスキマ時間を上手に使うことが出来れば仕事をもっと効率的にこなせるはずです。
5分未満のスキマ時間をどう使う？
5分あるかないかのスキマ時間は何もしなくてもあっという間に過ぎ去ってしまうほど短い物ですが、ちょっとした作業をするには最適な長さの時間です。
名刺を整理する
名刺入れは社会人の必須アイテムの一つですが、名刺をもらったままにしておいては相手に失礼です。
空いたスキマ時間を利用して、名刺をファイリングして整理しておくクセを付けましょう。訪問した時間と場所、話した内容などもメモしておくととっさの時に思い出しやすくなります。
溜まったスパムメールを処理する
メールボックスの確認は毎日行っていなければならないものですが、時折どこからか送られてくるスパムメールがうず高く積み上げられ、メールボックスがいっぱいになっていることがあります。
仕事に関係ないスパムメールは、スキマ時間のうちに処理しておくようにします。迷惑メール振り分けなどを行い、受信フォルダをすっきりさせておくのは気持ちの良いものです。
手書きでやるべき仕事のリストを作る
その日のうちに済まさなければならない仕事はその日のうちに済ませるのが鉄則ですが、仕事を処理する順番を間違えると、時間配分に失敗してその日のうちに終わらなくなってしまうことさえあります。
こういう時は仕事に掛かる前のスキマ時間にTo-doリストをメモ帳やノートに書き込んでおくとよいでしょう。パソコンに打ち込んでも良いのですが、手書きの方が早いし書いているうちに自然と覚えてしまうのです。
目を瞑って体を休める
一仕事終えた後はとにかく疲れを感じるものです。ストレッチして気分をリフレッシュさせるのも大事ですが、酷使した目や体に残る疲れはストレッチでは解消されないものです。
椅子に座ったままでもいいのでとにかく体の力を抜き、目を閉じて少しでも休むようにしましょう。目の疲労回復には、やや熱めの蒸しタオルを目の上に乗せるのが効果的です。
10分～20分程度のスキマ時間を活用するには？
10分から20分程度のスキマ時間となると、トイレで用を済ませるだけには長すぎ、仕事に充てるには短すぎるという、まさに「帯に短し襷に長し」というスキマ時間ですが、仕事以外のことに使うには十分な時間なのです。
机の上を片付ける
机の上を整理整頓しておくことは仕事の効率を上げるために重要ですが、多くの人は「机の上を整頓しなくても仕事は出来る」と書類の山に埋もれながら小さなスペースで書類を作ったりキーボードを叩いたりしているものです。
しかし、このように雑然とした机では物を無くしやすいしお目当ての物を探すのに時間が掛かってしまいます。
なので、スキマ時間を利用して机の整理を少しでも進めて使えるスペースを空けるようにしておくことが大事です。
迷惑でないメールの内容を確認する
スパムメールなどの迷惑メールを片付けた後に残るのは、同僚や上司、取引先などの仕事関係から送られてきたメールです。
時間が掛かる返信メールの作成は後回しにして、送られてきたメールの中身はスキマ時間を利用して目を通しておくようにするのが効率的です。
電話連絡を済ませる
「電話を掛ける」というと1時間や2時間はかかってしまう、と思っている人も少なくないかもしれませんが私用で掛けるときと違って、仕事での電話連絡は必要事項を伝えることに集中すれば5～10分もかからないものです。
なので、火急の用ではない電話連絡はスキマ時間のうちに済ませておくようにしましょう。話が弾んで、思ったよりも時間を食ってしまうこともあるので、相手が出たら手短に済ませる旨を告げておくようにするとよいでしょう。
仕事に活かせる勉強をする
人は学校を卒業しても、一生勉強を続けていかなければならないものです。仕事に活用するための語学学習や資格取得など、勉強の内容は様々です。
スキマ時間は、仕事のための有益な勉強時間としても活用できます。たとえばTOEIC・TOFELのために英単語や慣用表現を覚える、資格試験の参考書を読むというように短時間で出来る勉強を一つでも多くこなすのが大事です。
30分程度のスキマ時間はどう使おう？
移動時間や昼休みなどで出来る30分近い長めのスキマ時間は、ちょっとした仕事をこなせる程度に長い物ですが、大体の場合自分の机から離れているため仕事に使いづらいのがネックです。
どのようにして長めのスキマ時間を活用すればよいのでしょうか？
返信メールを作成する
30分もあれば取引先に送信するような畏まった内容のメールの作成くらい出来るものです。ただしガラケーだとメール文字数の制限や入力に難があるので、キーボード対応のスマートフォンは必須です。
スキマ時間を利用したメールの返信は、期日はないけれど早急に返答した方が良いメールを優先しましょう。即返信が求められるものはメールチェック時に返信するようにします。
心身をリフレッシュさせる
ずっと机に向かって仕事をしていると筋が固まって肩こりなどを感じやすくなってしまうし、集中力も低下してしまいます。長めのスキマ時間は、仮眠やストレッチに充てて心身のリフレッシュに使い仕事効率の回復に努めましょう。
身体の筋を伸ばすストレッチはゆっくり時間をかけて行うようにしましょう。急な運動は体の筋を痛める原因になってしまいます。