知っておきたい!取引先に良いイメージを与えるメール作成術|トピックスファロー

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2012年7月24日
知っておきたい!取引先に良いイメージを与えるメール作成術

ビジネスマンならメールのやりとりは毎日の事。しかし正しいメールマナーを知らないと大変な事になるかも。先方と良い関係を築き上げるには是非知っておきたいのでは。どんな事に注意すれば良いのか掲載しています。

WEBライターのかたわら、週末は雑貨屋めぐりしつつ、最新の文房具収集。…
  

ビジネスにおいてメールの用い方は肝心

ビジネスメール

現代はインターネット社会です。ビジネスにおいても重要な役割を果たしています。
『社内連絡』『商談』『打ち合わせ』に至るまで、ありとあらゆる情報がメールでされるくらいです。
電話で何十分も話すような内容が今ではほんの数分で終わります。
圧倒的に時間が短縮され、現代社会の流れには必要不可欠な存在になっています。
電話越しに頭を下げている光景がなんとなく懐かしく思える今日この頃です。

しかし、そのメールも用い方を一歩間違えると先方に迷惑や不信感を与える事があります。
画面に文字が送られてくる訳ですから、電話と違って感情はありません。
無機質ゆえに誤変換をしてしまったら内容は著しく変わってきます。
また送るタイミングも大切なものとなってきます。

『ビジネスマンとして非常識だ』と先方に思われない、『メールマナー』を覚えておくと良いでしょう。

メールが用いられるようになった理由

返信マナーを知るのも大切ですが、メールが重宝されるようになった理由も知っておきたいです。
その理由は、『メール特有のメリットが大きく仕事を向上させている。』という点ではないでしょうか。

その1.時間短縮

冒頭でも触れましたが、仕事をするうえでの時間が圧倒的に短縮されました。
連絡事項から相談に至るまですぐに伝達されるため使用頻度が多くなってきました。

その2.瞬間にして同時に伝達可能

メールは同じ内容を多くの人に伝達する能力に長けています。
仮に電話で連絡したとしてら途中で受け取られ方が変わる可能性があります。
書面で送るとしても時間がかかってしまう事は否めません。

その3.証拠として残る

デジタル文章として送られるため証拠として残ります。
書類に起こりやすい損失や破損を極力さける事ができます。
データとしてパソコン上に残るので『水掛け論』という問題を回避することもできます。

その4.コストダウン

送受信は無料です。
手紙やファックスにかかる費用の削減に大きく貢献しています。

その5.資料や映像も可能

資料や映像を添付して送信できますので、内容をより正確に伝えることができる。

これらの理由で(まだまだありますが)ビジネスにおいてメールが多用されてきました。 重要な伝達手段ですので、受け取った側は、相手に粗相のないように心がけましょう。

相手に嫌な思いをさせないメールの用い方

宛先の確認

初めて送るときはとても重要です。
宛先には先方のアドレスが入ります。ピリオドやスラッシュの位置、英語なのか数字なのかを把握し、正確に入力しないと先方に届きません。
『送った。いや来ていない。』という問題は当人と先方だけでなく会社同士の間柄にもひびを入れる事になってしまうかもしれません。
また、アドレスではなく会社名や先方の氏名で送る事が可能な場合は『様』の入力を忘れないようにしましょう。

ビジネスにおいて先方を呼び捨てする事はNGです 。
これらの点の確認を忘れずに。

件名

どういう案件でメールをしたのかを、はっきり入力するとよいでしょう。
『先日の件で……』や『例の件ですが……』は先方にもよく伝わらないと思われます。
(先方がそれでいいといった場合は省く)
また、何度かやりとりをすると件名のところに『Re:』とつきます。
これはその都度消した方が良いでしょう。
友人同士の場合は『Re:Re:Re:Re:Re:Re:…』と何個ついても良いかもしれませんが、ビジネス上において『Re:』の連発は『面倒くさがってる』と判断される可能性もあります。

件名は正確に。
そして『Re:』の消去を。

内容

正しい敬語で入力してください。
現在飛び交っている『間違った日本語』や『間違った敬語』で文章入力することは失礼にあたります。

例1:『~でよろしかったでしょうか?』

『よろしいでしょうか?』または『よろしいですか』が正しい日本語です。
過去形+疑問形はありえません。

例2:『全然大丈夫です。』

『はい。大丈夫です。』もしくは『全く問題ありません。』 が正しい日本語です。
全然は否定するときの言葉なので、『全然大丈夫です。』という内容を見た人はどっちなのかわからなくなります。

例3:『今回は○○部長も同席するとおっしゃっていますが…。』

『今回は○○も同席したいと言ってますが…』もしくは『今回は○○も同席したいと言っておりますが…』 が正しい日本語です。
メールや電話などのやりとり内で、自分の上司に役職をつける必要はありません。
また、上司の意向を伝える際も敬語を用いることはありません。丁寧語で十分です。
敬語を用いるのは相手に対してです。

また、文章の最初に『いつもお世話になっております。○○会社の○○です。』という、ビジネス上で必要な挨拶を入力すると良いかも知れません。
ただし、間違っても件名に入れないようにしましょう。

内容の確認

メールは文字だけなので感情が伝わりにくいという事もあります。
また、誤変換をしたために全く意味のない内容を先方に送ってしまった、という事もあります。
文章を打ち込んだ後は『変換ミスが無いか。』『内容は不自然ではないか。』を必ず確認しましょう。

返信は極力早く

内容を見たら、極力早く返信すると良いでしょう。
返答に困る場合は考えてから返信するのではなく、時間が欲しいという事を連絡してください。
また、長時間席を離れて見るのが遅れてしまった場合は素直に謝罪メールをすると良いでしょう。

見て放置するのは良くありません。
メールも会話の一つです。

自己納得で終わらせない

送られてきた内容に対して納得したとしても返信はするものです。
了承した場合は『ありがとうございます。』の感謝の気持ちと共に了承した旨を伝えてください。
無理な場合は『すみません。』と共に断りの内容を粗相のない文面で返信をしてください。
決して、『わかったよ~』『V(^v^)』『無理無理~』『m(∪-∪)m』といった友達感覚の返信はNGです。
友人同士でも返信をするなら、取引先はそれ以上に大切にしましょう。

商談後にも忘れず

無事に商談がまとまり一段落といきたいところですが、商談後は感謝メールをしなくてはいけません。
この時も気を抜かず、『正しい日本語』『正しい敬語』で文章を入力してください。
これらの点に注意するなら今後の取引にも良い影響がでるでしょう。

正しいメールマナー 人と人、会社と会社を結びつけるもの

インターネット社会においてメールのやりとりはビジネスマンにとって非常に重要な部分です。
ビジネスマンの時はビジネスマンの流儀で、OFFの時間の友人とのメールはそれなりに…。
公私混同しない事と、正しい日本語をどれだけマスターするかが鍵になるかもしれません。

内容などに十分気を配らないといけないと思いますが、『メールの送り方次第によって当人同士だけでなく会社同士の関係にも影響を与える。』という事を知っておくと良いでしょう。
相手に嫌な思いをさせない正しいメールマナーを身につけましょう。

正しいメールマナーは『人と人』『会社と会社』を結びつける“潤滑油”みたいな存在なのです。

著者:渡瀬由紀子

WEBライターのかたわら、週末は雑貨屋めぐりしつつ、最新の文房具収集。好奇心を糧に幅広く執筆活動中。
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