勤怠管理を行う責任者は大変！
勤怠管理は、社員や従業員の勤務状況を知るために行うものです。
具体的には指定のフォームに入社時刻と退社時刻を記入させることで、1日の就業時間および月の就業時間の合計を把握し、給与に反映させるべく計算処理を行います。
…とこのように概要を説明するのは簡単ですが、実際に管理業務を行う責任者は様々に苦労します。
社員1人1人のタイムカードをチェックして、正確な給与額を算出しなければならないわけですから、1円のミスも許されません。更には残業時間や有給休暇・社会保険に年末調整といった要素も絡んでくるわけですから、憂鬱や頭痛の種になってしまうこともしばしばでしょう。
記入漏れや記入ミスがあったら指導や対処しなければなりませんし、入退社時刻の改竄という良からぬことを企む社員がいないか目を光らせる必要もあります。勤怠管理には事務的な苦労だけでなく、精神的な苦労もつきまとうわけです。
タイムカードと手書き自己申告の長所・短所
勤怠管理を行う上で、最も利用されている一般的な方法と言えばタイムカードですね。
ご存じの通り、タイムレコーダーにタイムカードを差し込んで入退社時刻を印字するという方法です。
多くの企業やお店では、このやり方でもって勤怠管理を行っています。
なかには１人１人手書きという超アナログ的な方法をとっている会社もあります。（意外と多いです！）
どちらが優秀とは言い切れませんが、それぞれに良い面と悪い面、つまりメリットとデメリットがあります。
タイムカード
- メリット：
- 記入ミスがない、手書きより早い
- デメリット：
- タイムレコーダーの故障やエラーが起きやすい、社員全員のカードを回収する手間がある
手書き自己申告
- メリット：
- 故障やエラーなど機械トラブルがない
- デメリット：
- 記入漏れ・記入ミス・計算ミスが起きやすい、虚偽報告のリスクがある
手書きによる自己申告の場合、社員１人１人の責任感や良心に委ねられています。
本来ならば全社員がノーミスで正確・誠実に報告するのが理想的ですが、現実はそうスムーズにいかないもの。
明らかに残業しているのに入退社時刻が定時だったり、その逆もまたあり得るわけです。
たとえ悪意のないミスであったとしても、責任者にはやはり手間であり時間のロスに繋がってしまいます。
パソコンなら負担軽減・業務効率UPが可能
そんな中で、近年注目されている方法があります。
それはパソコンを使って勤怠管理を行うというもの。やり方は簡単、社員にICチップが埋め込まれたICカードを渡して、パソコンに接続されたカードリーダーにICカードをかざすよう指示するだけです。
この方法であれば、タイムカードや手書きにありがちなリスクやトラブルも回避することができます。
入退時刻の管理だけでなく計算もコンピュータが自動でやってくれますから、社員の負担も責任者の負担も大幅に減らすことができます。
システム管理の手間やICカードの紛失といったマイナス面も勿論ありますが、業務効率のアップに大いに貢献してくれるシステムであることには違いありません。
数千人の社員を抱えているような大企業でなくとも、少しずつ導入している会社が増えています。
勤怠管理も重要な仕事の一環である管理責任者ならば、このシステムに注目し積極的に取り入れるべきと言えるのではないでしょうか。